مقاله پايگاه داده

 nx دارای 80 صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است فایل ورد nx  کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه  و مراکز دولتی می باشد. این پروژه توسط مرکز nx2 آماده و تنظیم شده است توجه : در صورت  مشاهده  بهم ريختگي احتمالي در متون زير ،دليل ان کپي کردن اين مطالب از داخل فایل ورد مي باشد و در فايل اصلي nx،به هيچ وجه بهم ريختگي وجود ندارد بخشی از متن nx : فصل 1 پایگاه داده چیست؟یك مجموعه سازماندهی شده از اطلاعاتهر پایگاه داده مجموعه ای از اطلاعات مربوط به یك عنوان یا موضوع خاص می باشد. این مجموعه معمولاً به نحوی سازماندهی می شود كه كاربر بتواند:• آیتم های اطلاعاتی دلخواه خود را در آن دریابید. • آیتم های جدیدی را كه با آنها مواجه می شوید، به آن اضافه كنید. پایگاههای داده الزاماً در كامپیوتر نگهداری نمی شوند. برای مثال كتابچه های آدرس و فهرستهای تلفن پایگاههای داده ای هستند كه روی كاغذ ثبت شده اند (هر چند ممكن است افراد بسیار معدودی آنها را پایگاه داده بنامند)اما نگهداری یك پایگاه داده در كامپیوتر، باعث تسهیل و تسریع فرآیند دست كاری اطلاعات موجود در آن می شود. برای مثال با بكارگیری یك فهرست تلفن (چاپ شده روی كاغذ) به راحتی می توان شماره تلفن افراد دلخواه خود را با در اختیار داشتن نام آنها پیدا كنید. اما عكس این موضوع صادق نبوده و یافتن نام افراد بر اساس شماره تلفن آنها بسیار دشوار خواهد بود. اما با استفاده از یك فهرست تلفن كامپیوتری اطلاعات فوق الذكر را با سرعت سهولت بیشتری می توان دریافت كرد. همچنین با استفاده از چنین فهرست تلفنی نام تمام افرادی كه در یك خیابان بخصوص زندگی می‌كنند یا تمام افرادی كه نام كوچك آنها Paul می باشد، را به راحتی پیدا كرد.پایگاههای داده كامپیوتری انعطاف پذیر هستند. بدین معنی كه روشهای بسیار متعدد و متنوعی را برای كار كردن با اطلاعات (حتی مقادیر بزرگی از اطلاعات) تدارك می بینند. نرم افزار Microsoft Access نمونه ای از سیستمهای مدیریت پایگاههای داده (برنامه هایی كه امكان تولید و مدیریت پایگاههای داده در كامپیوتر را فراهم می كنند) ركوردها و فیلدها معمولاً اطلاعات موجود در یك پایگاه داده، به كوچك ترین اجزا تقسیم می شوند. هر یك از این اجزا در فیلد مخصوص به خود قرار می گیرد. برای مثال جهت وارد كردن نام و آدرس افراد در یك پایگاه داده كاربر، نمی تواند تمام اطلاعات هر فرد را در یك فیلد واحد، نظیر آنچه در زیر نشان داده شده است را وارد نماید. بلكه به طور طبیعی هر قطعه از اطلاعات را در فیلد جداگانه ثبت می كند تا امكان تشخیص و تمیز دادن آنها از یكدیگر فراهم شود.جداول و پایگاههای دادهبه مجموعه ای از ركوردها، جدول گفته می شود. چنانچه یك پایگاه داده تنها حاوی یك جدول ساده باشد، جدول مزبور خود در حكم پایگاه داده خواهد بود. در این مهارت ICDL تنها با پایگاههای داده سرو كار دارد كه حاوی یك جدول هستند. تنها چیزی كه باید در مورد دسته ای از پایگاه داده كه حاوی بیش از یك جدول هستند بدانید،‌ این است كه Access امكان ایجاد آنها را فراهم می كند.هنگامی كه با هزارها یا صدها هزار ركورد سروكار دارید، بحث به كارگیری یك سیستم مدیریت پایگاههای داده پیش می آید. برای مثال چنان چه از كامپیوتر خواسته شود، تنها ركوردهایی را (از میان صدها هزار ركورد موجود در پایگاه داده) استخراج كرده و نمایش دهد كه نام خانوادگی (فیلد Last Name) آنها با حرف «S» و كد پستی (فیلد Zipcodes) آنها با عدد «60» آغاز می شود، مدیریت پایگاه داده این كار را با سرعتی فراتر از حد تصور و توانایی بشر انجام می دهد.اما سیستمهای مدیریت پایگاه داده فاقد «قوه درك مرسوم» می باشند. برای مثال، چنان چه اطلاعات را در فیلدهای صحیح وارد نكرده باشید، سیستم مدیریت پایگاه قادر به تصحیح این اشتباه نخواهد بود.دو نمای Forms , Datasheet نرم افزار Access و بسیاری از سیستمهای دیگر مدیریت پایگاههای داده، امكان مشاهده و دست كاری اطلاعات را به دو روش فراهم می كنند. روش اول متضمن مشاهده و دست كاری اطلاعات در یك داده برگ (نمای Datasheet) و روش دوم متضمن مشاهده و دست كاری اطلاعات در فرمهای (نمای Forms) می باشد. در نمای Datasheet می توان اطلاعات را به صورت مرتب شده در ستونها (یك ستون برای هر فیلد) و ردیفها (یك ردیف برای هر ركورد) مشاهده كرد. ظاهر پایگاههای داده در این نما همانند صفحات گسترده تصویر زیر یك پایگاه داده نمونه را در نمای Datasheet نشان می دهد. نمونه ای از نمای Datasheet كه امكان مشاهده هم زمان ركوردهای متعدد را فراهم می كنداما نمای Forme در هر لحظه تمام یا بخش منتخبی از اطلاعات یك ركورد واحد را نشان می دهد. نمای Forme می تواند با فرمتی نمایش یابد كه موجب تسهیل در خواندن اطلاعات پایگاه داده گردد. می توانید یك فرم را به روشی سازماندهی كنید كه مانند یك فرم كاغذی، فیلدها را در موقعیتهای مناسب و دلخواه شما به نمایش درآورد. یك روش مناسب برای فراگیری بیشتر در مورد پایگاههای داده كامپیوتری، بررسی چند نمونه ای از این پایگاههای داده و گشت و گذار در آنها می باشد. نرم افزار Access دارای سه پایگاه داده نمونه به نامهای Solution , Orders , Northwind خواهیم پرداخت؛ اما قبل از این كار لازم است برنامه Access را شروع كرد.شروع Access به منظور شروع برنامه Access به یكی از این دو روش عمل كنید:روی آیكون Microsoft Access دابل كلیك كنید.یا • گزینه های Microsoft Access / All Programs / Start را انتخاب نمایید. به این ترتیب نرم افزار Access راه اندازی شده و پنجره مربوط به آن نمایش می یابد. پنجره برنامه Access در بدو شروع،‌ شامل یك نوار منو، یك نوار ابزار و یك ناحیه وظیفه مرسوم به New File، در سمت راست می باشد. ناحیه وظیفه New File فرمانهای مختلف مورد نیاز جهت تولید پایگاههای داده جدید و باز كردن پایگاههای داده موجود را در یك محل گردآوری كرده است. در صورتیكه ناحیه وظیفه New File باز نمی باشد، با انتخاب گزینه های Toolbars/Task/View آن را باز كنید.یك كادر محاوره را به نمایش در می آورد. این كادر محاوره امكان باز كردن یك پایگاه داده موجود و یا تولید یك پایگاه داده جدید را در اختیار شما قرار می دهد. باز كردن پایگاه داده نمونه Northwindبرای باز كردن یك پایگاه داده موجود می توانید یكی از این روشها را مورد استفاده قرار د هید: انتخاب گزینه های File / Open كلیك كردن روی دكمه Open واقع در نوار ابزار Database یا استفاده از ناحیه وظیفه New File.1-‌‌‌‌ در صورتی كه قبلاً پایگاه داده Northwind را باز كرده باشید، نام این پایگاه در ناحیه Open a File واقع در ناحیه New File لیست خواهد شد. به این ترتیب برای باز كردن پایگاه داده مزبور كافی است روی نام آن كلیك كنید.چنانچه پایگاه داده Northwind در ناحیه وظیفه لیست نشده است. گزینه More Files… را انتخاب نمایید. به این ترتیب كادر محاوره Open نمایان شده و امكان كاوش در پوشه های موجود در كامپیوتر پایگاه داده مورد نظر را در اختیار شما قرار می دهد. فایل پایگاه داده Northwind احتمالاً در آدرس زیر قرار دارد. C:/ Program Files / Microsoft Office 10/Samplesدر صورت نیاز می توان از پنجره Windows Explorer یا My Computer برای یافتن فایل پایگاه داده Northwind استفاده كرد. 2- پس از یافتن فایل Northwind . mdb آن را انتخاب كرده و روی دكمه Open كلیك كنید.3- در صورتی كه با یك صفح خوش آمد گویی، مواجه شدید، روی دكمه OK كلیك كنید تا بسته شود. به این ترتیب Access دو پنجره به نامهای Database , Main Switchbhoard را نمایش می دهد، پنجره Database در حكم «مركز كنترل» برنامه Access می باشد. پنجره Main Switchbhoard نزدیك یك محیط رابط ساده تر را برای افرادی كه مشغول استفاده از پایگاه داده (نه كار روی طراحی آن) هستند، فراهم می كند.در طی این مهار از استاندارد ICDL از پنجره Database استفاده خواهیم كرد، نمه از پنجره Main Switchbhoard ، بنابراین پنجره Main Switchbhoard را با كلیك كردن روی Display Database Window ببندید.پنجره Database قسمتهای زیر ناحیه objects از پنجره Database قابل مشاهده اند: Tables (جداول) ، Queries (معیارها)، Froms (فرمها)، Reports (گزارشها)، Pages(صفحات) ، Macros (ماكروها) و ‌Modules (ماژول ها) . هر یك از این قسمتها حاوی مجموعه ای از آیتم ها می باشد كه Access آنها را شیء می نامد. (هر یك از این اشیا به نحوی به پایگاه ارتباط دارند.) در مهارت پایگاه ICDL مطالبی در مورد چهار قسمت اول خواهید آموخت؛ بنابراین نگران قسمتهای Modules , Macros, Pages نباشید. • جداول [Tables]• معیارها [Queries]• فرمها [Forms]• گزارشها [Reports] گزارشها امكان استخراج اطلاعات از یك پایگاه داده به صورت نسخه های چاپی را فراهم می كنند.هنگام كار با Access به دفعات با پنجره Database مواجه خواهید شد. از طریق این پنجره می توانید هر یك از اشیاء تشكیل دهنده یك پایگاه را (جهت به كارگیری و تغییر دادن آنها) باز كنید، در عین حال هنگامی كه كار شما با هر یك از اشیای مذكور به پایان می رسد، Access شمار را به پنجره Database باز می گرداند. در عین حال می توانید با انتخاب گزینه های Database : > نام پایگاه داده< / Window به پنجره Database باز گردید. اولین بار كه یك پایگاه داده را باز می كنید، به طور طبیعی جدوال (Tables) موجود در آن در پنجره Database ظاهر می شوند. اگر این قسمت این گونه نیست، به سادگی روی گزینه Tables واقع در لیست objects كلیك كنید. توجه كنید كه پایگاه Northwind حاوی چندین جدول می باشد. در این میان، جدول Employees را از طریق كلیك راست كردن روی آن و سپس كلیك كردن روی دكمه Open ویا از طریق دابل كلیك كردن روی آ‌ن جدول مزبور باز كنید. در ادامه نوع اطلاعات موجود در این جدول را مورد توجه قرار دهید. به این ترتیب می توانید ایده خوبی در مورد نحوه استفاده عملی از پایگاههای داده به دست آورید. • چنان چه تعداد فیلدهای موجود در یك جدول، نظیر Employees ، بیش از تعداد فیلدهای قابل نمایش در یك صفحه واحد می باشد، از نوار مرور افقی برای حركت به چپ یا راست استفاده كنید.در صورتی كه نوار مرور افقی قابل مشاهده نمی باشد، روی دكمه Maximize كلیك كنید تا نوار مرور نمایان گردد.• چنانچه تعداد ركوردهای یك جدول بیش از آن باشد كه در یك صفحه واحد قابل نمایش باشند، از نوار مرور قائم برای حركت به بالا و پایین در میان ركوردها استفاده كرده و یا دكمه های كاوش كه در پایین پنجره Datasheet نمایش یافته اند را به كار بندید. نوارهای ابزار Accessپر استفاده ترین عملكردهای مورد استفاده در Access از طریق كلیك كردن روی دكمه های موجود در نوارهای ابزار ا ین نرم افزار قابل دسترسی هستند. به طور طبیعی Access مناسب ترین نوار ابزار برای عملیات جاری شما را نمایش می دهد. منظور از مناسب ترین نوار ابزار، نوار ابزاری است كه حاوی دكمه های مربوط به عملكردهای پر استفاده در عملیات جاری می باشد. اگر مایلید یك نوار ابزار را ناپدید كنید (و تمام انتخابهای خود از طریق منوها انجام دهید)، یا اگر می خواهید سایر نوارهای ابزار را نمایش دهید، گزینه های View/Toolbars را انتخاب كرده و سپس در لیست نوارهای ابزار نمایش یافته، نوار ابزاری را كه مایل به احضار آن هستید انتخاب كرده و نوار ابزاری را كه مایل به ناپدید كردن آن هستید، از حالت انتخاب خارج كنید.چنانچه یك نوار ابزار بخصوص را در لیست نوارهای ابزار مشاهده نمی كیند، گزینه Customize را انتخاب كنید تا لیست كاملی از نوارهای ابزار موجود به نمایش درآید. سپس نوار ابزار مورد نظر را انتخاب كرده و یا از حالت انتخاب شده خارج كنید. در پایان روی دكمه Close كلیك كنید. پنجره Database حاوی یك نوار ابزار مخصوص می باشد كه همواره در بالای این پنجره به نمایش در می‌آید. گزینه های موجود در این نوار ابزار نیز بسته به نوع شیء انتخاب شده در نوار objects تغییر می كنند. پسوند نام فایل های Accessاین فایل های پایگاه داده Access به پسوند (Microsoft DataBase) . mdb ختم می شود. این پسوند كاربر را در جهت تشخیص فایلهای Access از سایر انواع فایل ها، از قبیل فایل های (xls) Excel یا (doc) Word یاری می دهد. فكر كردن در مورد فیلد هاپس از تصمیم گیری در مورد فیلدهای یك پایگاه داده، به دقت در مورد نحوه به كارگیری فیلدهای مزبور فكر كنید. برای مثال اگر مایلید پرندگان را بر اساس كشور یا ناحیه ای كه در آن یافت می شوند، مرتب یا انتخاب كنید،‌ باید ستونی برای كشور داشته باشید، زیرا برای مثال، ممكن است بدانید كه بوردو در فرانسه قرار دارد، اما Access نمی داند. مثال دیگر اینكه، اگر مایلید به یافتن تمام آلبوم های تولید شده به وسیله Nick Lowe هستید، باید اطلاعات مربوطه را ترجیحاً به صورت مرسوم (نام فامیل پس از نام كوچك)‌ثبت نمایید. ویژگی Online Helpنرم افزار Access ، همانند Power Point , Excel , Word و سایر محصولات نرم افزاری شركت مایكرو سافت، یك سیستم كمكی (Help) قابل جستجو و Online را در اختیار كاربر قرار می دهد. بنابراین دو جزء عبارت «Online Help» به صورت زیر قابل تعریف می باشد: • منظور از واژه «Help» و مجموعه اطلاعاتیاست كه شمار را در درك و با كارگیری امكانات نرم افزار مورد نظر یاری می دهند.• منظور از واژه «Online» ایناستكه مطالب و محتویات Help در صفحه نمایش كامپیوتر شما نمایش می یابند، نه به صورت چاپ شده روی كاغذ. محتویات Online Help را می توانید به چند روش مورد جستجو و مطالعه قرار دهید، از طریق منوی Help ،‌ از طریق كادرهای محاوره یا از طریق به كارگیری ویژگی دستیار (Office Assistant) Office . به كارگیری دستیار Office دستیار (Office Assistant) Office یك ابزار مناسب و متحرك است كه امكان تایپ كردن عنوان یك موضوع یا درج یك سوال در مورد موضوع مورد نظر را در اختیار شما قرار داده و بسته به عنوان یا سوال درج شده توسط شما، لیستی از عناوین كمكی مربوط را ارائه می دهد. به این ترتیب می توانید عنوان دلخواه خود را از لیست مزبور انتخاب نمایید. روش های به كارگیری Office جهت دریافت كمك:1- روی نمای متحرك دستیار Office (تصویر قابل) كلیك كنید.در صورت كه نماد دستیار Office در صفحه نمایش شما قابل مشاهده نمی باشد، گزینه های Help / Show the Office Assistant را انتخاب نمایید. 1- در بالن جستجوی نمایش یافته، كلمه help را تایپ كنید. 2- روی دكمه Search كلیك كنید.3- روی عنوان دلخواهی از لیست عناوین حاصل از جستجو كلیك كنید. به این ترتیب محتوای عنوان مزبور را در پنجره Microsoft Access Help به نمایش در می آید. این پنجره را به تفصیل در قسمت «استفاده از پنجره Help برای دریافت كمك» مودر مطالعه قرار خواهیم داد.4- با كلیك كردن روی دكمه Close واقع در گوشه بالا سمت راست پنجره Help این پنجره را ببندید. به كار گیری كادر Ask a Question برای دریافت كمككادر Ask a Question قسمت سمت راست نوار منوی Access ظاهر شده و امكان تایپ كردن عنوان یك موضوع و یا یك سؤال را برای دریافت كمك بدون استفاده از دستیار Office فراهم می كند. سؤال و یا عنوان موضوع مورد نظر خود را در كادر Ask a Question تایپ كرده و كلید Enter را فشار دهید. به این ترتیب Access به همان شكلی كه در مورد دستیار Office ذكر شد، لیست عناوین مربوط را نمایش می دهد. استفاده از پنجره Help جهت دریافت كمك برای باز كردن پنجره Microsoft Access Help گزینه های Help/Microsoft Access را انتخاب كرده و یا كلید F1 را فشار دهید. برای استفاده از پنجره Help به منظور دریافت مستقیم كمك، ابتدا باید دستیار Office را غیر فعال نمایید. به این منظور لازم است از مراحل زیر پیروی نمایید.روی نماد دستیار Office كلیك راست كرده و گزینه Options را از منوی میانبر ظاهر شده برگزینید.گزینه the Use office Assistant را از حالت انتخاب شده خارج كرده و روی دكمه ok كلیك كنید.پنجره Help دارای سه زبانه می باشد كه امكان جستجو در Help را به سه روش مختلف فراهم می كنند.زبانه Contents : این زبانه حاوی توضیحات كوتاهی در مورد ویژگی های اصلی Access است. هر جا یك عنوان را همراه با نمادی به شكل یك كتاب دیدید، روی آن دابل كلیك كنید تا زیر – عنوانهای آن مشاهده شوند.هر جا نمادی به شكل یك علامت سؤال را رویت كردید، برای خواندن متن Help روی آن دابل كلیك كنید. زبانه Answer Wizard: سؤال خود را در كادر What would you like to do تایپ كرده و روی دكمه Search كلیك كنید. به این ترتیب، Access تمام عناوین Help را كه با سؤال شما مرتبط هستند، نمایش می دهد.زبانه Index : واژه یا عبارت مورد نظر خود را تایپ كرده و یا یك واژه كلیدی را از لیست مربوطه انتخاب نمایید، سپس روی دكمه Search كلیك كنید. به این ترتیب Access لیستی از عناوین مرتبط را در قسمت پایین ناحیه سمت چپ نشان می دهد.پس از یافتن عنوانی كه در جستجوی آن هستید، روی آن كلیك كنید تا متن آن در سمت راست زبانه Index ظاهر شود.هنگام جستجو و خواندن عناوین كمكی، دكمه های زیر را در بالای پنجره Help مشاهده خواهید كرد:دكمه Hide / Show : این دكمه برای اختفا یا ظاهر كردن ناحیه سمت چپ كادر محاوره Online Help به كار می رود.دكمه Back / Forward : این دكمه شما را در میان عناوینی از Help كه قبلاً مورد مطالعه قرار داده اید، به عقب و جلو می برند.دكمه Print : با كلیك كردن روی این دكمه می توانید آن دسته از محتویات Help را كه در حال حاضر در كادر محاوره نمایش یافته اند،‌ چاپ كنید. نه های متعددی در رابطه با Onlines Help در اختیار شما قرار می گیرند.توصیه می شود چند دقیقه از وقت خود را صرف بررسی كامل سیستم Online Help در Access نمایید. به خاطر داشته باشید، هنگام پاسخگویی به سؤالات آزمون ICDL مجاز به استفاده از Online Help هستید، بنابراین بهتر است تبحر و سرعت عمل كافی در استفاده از آن پیدا كنید. استفاده از Online Help در كادرهای محاوره 1- در حالی كه پایگاه داده Norhwind در نمای Datasheet باز است، گزینه های Format / Datasheet را برگزینید تا كادر محاوره Format Datasheet نمایان شود. 2- در كادر محاوره ظاهر شده، روی نماد علامت سؤال موجود در گوشه بالا- سمت راست آن كلیك كنید تا نمادی شبیه به علامت سؤال در سمت راست اشاره گر ماوس نمایان شود.3- روی گزینه Flat واقع در كادر محاوره كلیك كنید. 4- به این ترتیب Access یك متن كمكی را در مورد گزینه انتخاب شده (گزینه Flat) نمایش می دهد. 5- در محل دلخواهی از صفحه نمایش Access كلیك كنید تا متن كمكی ناپدید شود، سپس روی دكمه Cancel كلیك كنید تا كادر محاوره بسته شود.بستن یك پایگاه دادهبرای بستن یك پایگاه داده Access گزینه File / Close را انتخاب كرده و یا روی دكمه Close واقع در پنجره Database كلیك كنید.بستن Access برای خارج شدن از برنامه Access، گزینه های File / Exit را انتخاب كرده و یا روی دكمه Close واقع در پنجره Access كلیك كنید. فصل 2 ایجاد پایگاههای داده در Access 1- تولید یك پایگاه داده جدید و خالی1- برنامه Access را راه اندازی كنید.2- در قسمت New از ناحیه وظیفه New File ، روی گزینه Blank Database كلیك كنید تا Access كادر محاوره New Database File را به نمایش در آید. 3- در كادر محاوره ای New Database File نام دلخواهی (نظیر nama) را برای فایل پایگاه داده جدید خود وارد كرده و پوشه ای را كه مایلید فایل مزبور در آن قرار گیرد، مشخص نمایید، به این ترتیب Access به طور خودكار پسوند mdb . را به نام پایگاه داده اضافه می كند. نرم افزار Access در حالت پیش فرض پیشنهاد می كند كه پایگاههای داده خود را در پوشه My Documents ذخیره كنید. اما شما می توانید این پوشه را مورد موافقت قرار داده و یا تغییر دهید.4- روی دكمه Create كلیك كنید. 5- هنگامی كه یك پایگاه داده را تولید می كنید، اشیایی كه دارای ماهیت جدول هستند، به طور طبیعی در پنجره Database نمایان می شوند (به عبارت دیگر، آیكون Table در نوار Objects انتخاب شده است). اگر این گونه نیست، روی آیكون Table در نوار Objects كلیك كنید. 2- انتخاب جدول نمونهبا توجه به اینكه پیش بینی دقیق كاری كه قصد دارید با پایگاه داده خود انجام دهید غیر ممكن است، ویزارد Table گسترده وسیعی از انتخابها را از طریق جداول نمونه پیشنهاد می كند. 1- با دابل كلیك كردن روی گزینه Create table by using wizard واقع در پنجره Database ویزارد Table را آغاز كنید. به عنوان یك روش جایگزین می توانید روی دكمه New واقع در نوار ابزار پنجره Database كلیك كرده و مطابق تصویر زیر، گزینه Table Wizard را در كادر محاوره New Table انتخاب نموده و روی دكمه ok كلیك كنید. 2- در كادر محاوره Table Wizard كه هم اكنون نمایش یافته است، دو گزینه به نامهای Personal , Business قابل مشاهده اند. نرم افزار Access بسته به گزینه ای كه انتخاب می كنید، لیست متفاوتی از جداول نمونه را در كادر Sample Tables نمایش می دهد.3- گزینه Business را انتخاب كرده و لیست Sample Tables را مرور كنید. برای هر یك از جداول لیست Sample Tables ، فیلدهای نمونه را در لیست Sample Fields مشاهده و بررسی كنید. ملاحظه خواهید كرد كه هیچ یك از جداول نمونه، نیاز شما (جدولی در مورد پرندگان) را برآورده نمی كنند.4- اكنون گزینه Personal را انتخاب نموده و دوباره لیست Sample Tables را مرور كنید. 5- جدول nama را انتخاب كنید3- انتخاب فیلدهااولین صفحه از ویزارد Table حاوی سه كادر لیست می باشد. اولین كادر، جداول نمونه Access را نمایش می دهد . دومین لیست تمام فیلدهای موجود در جدول نمونه انتخاب شده را نمایش داده و سومین لیست، فیلدهایی را نشان می دهد كه تصمیم به وارد كردن آنها در جدول جدید خود گرفته اید، بدیهی است،‌ لیست سوم در ابتدای كار خالی می باشد. به منظور انتقال یك فیلد از لیست Sample Fields به لیست Fields in my new table ، روی فیلد مزبور و سپس روی دكمه ای كه حاوی علامت «>» است، كلیك كنید. در صورتی كه نظرتان در مورد انتقال یك فیلد بخصوص به لیست فیلدها تغییر كرد، كافی است آن را در لیست Fields in my new table انتخاب كرده و روی دكمه ای كه حاوی علامت «< » است، كلیك كنید. در عین حال برای انتقال تمام فیلدهای جدول نمونه به جدول خود، كافی است روی دكمه ای كه حاوی نماد «>>» است كلیك نمایید. برای حذف تمام فیلدها از لیست سمت راست (لیست فیلدهای جدول جدید) نیز می توانید روی دكمه ای كه حاوی نماد «<<» است، كلیك كنید. انتخاب فیلدهای مورد نیاز 1- فیلدهای زیر را از لیست Sample fields به لیست Fields in my new table منتقل كنید:Flowering , Genus , Common Name , Plant ID Place Purchased , Date Purchased, Waterinh Ferequency, . 4- تغییر دادن نام فیلدهااكنون كه فیلدهای مورد نیاز در جدول را از جدول نمونه ویزارد انتخاب كرده اید، در مرحله بعد باید نام مناسبی را به هر یك از فیلدهای وارد شده در جدول جدید اعمال كنید. Fields in my new table و سپس روی دكمه Rename Field كلیك كرده و سپس نام جدید فیلد مورد نظر را دركادر محاوره Rename Field تایپ نمایید. 1- فیلد Plant ID را از لیست Fields in my new table انتخاب كرده و روی دكمه Rename Field كلیك كنید. 2- نام جدیدی مورد نظر برای فیلد را نتخاب شده و در كادر محاوره Rename Field تایپ كرده و روی دكمه OK كلیك كنید.3- روی دكمه Next كلیك كنید.تبریك می گویم! اكنون اولین جدول خود را در Access تولید كرده اید.4- اكنونباید نام دلخواه خود را به جدول تولید شده اطلاق كنید.نام nama را به جدول اعمال كنید (همان نام پایگاه داده موجود در جدول). 5- تعیین كلید اولیهدر یك فهرست تلفن، ممكن است افرادی متعددی با نام خانوادگی Murphy لیست شده باشند. از سوی دیگر، ممكن است نام كوچك تعدادی از این افراد John باشد. برای یافتن فرد مورد نظر خود از طریق این فهرست تلفن، لازم است اطلاعات بیشتری از قبیل آدرس افراد در اختیار داشته باشید. حتی در این صورت نیز ممكن است یك پدر و پسر هم نام كه دارای آدرس مشترك هستند، كار را برای شما دشوار كنند. در این حالت می توانید سؤالات بیشتری را از آنها پرسیده و به این ترتیب پی ببرید كه آیا دقیقاً مشغول صحبت با فرد مورد نظر خود هستید یا خیر؟اما در یك سیستم كامیپیوتری، Access باید بدانید كه شما به دنبال كدام John Murphy هستید. طبیعی است كه شما مایل نیستید از طریق آزمون و خطا John Murphy مورد نظر خود را بیابید، بنابراین یك شناسنده منحصر به فرد مرسوم به كلید را به هر ركورد اعمال می كنید. كلید هر ركورد منحصر به همان ركورد بوده و نمی تواند با ركوردهای دیگر مشترك باشد. كلید پایگاه داده : به یك فیلد (تركیبی از فیلدها)‌در یك ركورد پایگاه داه گفته می شود كه منحصراً برای شناسایی آن ركورد مورد استفاده قرار می گیرد. تعیین یك كلید اولیه1- در دومین صفحه Table كه در آن نام جدول جدید را مشخص كردید، گزینه No, I’ll set the primary key را انتخاب كرده و روی دكمه Next كلیك كنید. 2- در پاسخ به سؤال « ؟ What field will hold data that is unipue for each record» به معنی «كدام فیلد حاوی داده خواهد بود كه مقدار آن در هر ركورد منحصر به فرد می باشد؟» گزینه Number را انتخاب كنید (البته این گزینه از قبل به عنوان گزینه پیش فرض انتخاب شده است). در پاسخ به سؤال : «؟ What type of data do you want the primary key to contain» گزینه : Consecutive numbers Microsoft Acces assigns automatically to new records را انتخاب نمایید.3- روی دكمه Next كلیك كنید.4- سپس Access از شما می پرسد، در ادامه مایلید چه كاری انجام دهید: تصحیح طرح جدول،‌ وارد كردن مستقیم داده ها در جدول، یا وارد كردن داده ها در جدول با استفاده از ویزارد فرم؟ جدولی كه حاوی هیچ داده ای نباشد، كاملاً بی ارزش است؛ بنابراین اگر مایلید داده های دلخواه خود را به طور مستقیم و بدون فوت وقت در جدول وارد كنید، گزینه Enter data directly into the table را برگزینید.5- روی دكمه Finish كلیك كنید. 6- وارد كردن داده ها در جدول هنگام نمایش كه یك جدول تولید می كنید، Access آن را ابتدا در نمای Datasheet نمایش می دهد. محتویات جدول جدید در نمای Datasheet به قرار زیر می باشند: • عنوان ستونها در ناحیه فوقانی جدول كه معادل با نام فیلدهای آن می با شد.• فقط یك ردیف خالی در زیر عنوان ستونها با كلیك كردن داخل هر یك از فیلدهای جدول، می توانید داده های دلخواه خود را در فیلد مزبور وارد كنید. برای انتقال از هر فیلد به فیلد بعدی نیز باید از كلید Tab و یا كلیدهای جهتی استفاده نمایید. البته یك استثنا در این مورد وجود دارد. فیلد Number (كلید اولیه شما) به طور خودكار توسط Access تعیین می شود (نمی توانید عدد جدیدی را در این فیلد وارد كرده و یا عدد موجود را تغییر دهید) بلافاصله پس از اینكه وارد كردن داده ها در یك ركورد جدید را شروع می كنید، یك سطر جدید در زیر سطر مربوط به ركورد مزبور ایجاد می شود؛ بنابراین هیچ نگرانی در مورد ایجاد ركوردهای جدید وجود ندارد. در واقع همواره یك ركورد خالی در انتهای جدول شما وجود دارد كه می توانید اطلاعات دلخواه خود را در آن وارد كنید. وارد كردن داده ها در جدول شما1- جزئیات مربوط به تعدادی از نماها را در فیلدهای nama . Size , Migratory Color , Name از جدول namaوارد كنید. در این مرحله ممكن است پهنای برخی از فیلدها كوچك تر از آن باشند كه امكان نمایش یافتن تما اطلاعات وارد شده توسط شما در آنها وجود داشته باشد. كه در مراحل بعد خواهید آموخت. اما در مورد فیلدهای Migratory ، اگر این فیلدها حاوی كادر كنترل باشند، برای نشان دادن فروش یك آپارتمان كافی است روی كادر كنترل مربوطه كلیك نمایید. اما چنان چه فیلدهای Migratory حاوی كلمه «No» (به جای كادر كنترل) باشند، برای نشان دادن ویژگی برای فروش یك آپارتمان باید كلمه «Yes» را به جای كلمه «No» تایپ نمایید. 2- جدول خود را با كلیك كردن روی دكمه Close پایینی، واقع در گوشه بالا- سمت راست پنجره جدول (نه پنجره Access ) ببندید. به این ترتیب Access طی پیغامی نظر شما را در مورد ذخیره كردن تغییرات اعمال شده در جانمایی جدول جویا می شود. در پاسخ به این پیغام روی دكمه Yes كلیك كنید.3- به این ترتیب Access شما را به پنجره Database باز می گرداند.اكنون نحوه تولید یك جدول در Access و چگونگی وارد كردن داده های یك جدول از طریق نمای Datasheet را می دانید. 7- تغییر پهنای ستونهاتغییر پهنای ستون كار ساده ای است. در این مرحله متوجه خواهید شد كه Access در بدو تولید یك جدول، پهنای یكسانی را به تمام ستونهای آن اعمال می كند. با توجه به این موضوع، برخی از ستونها در ابتدای امر باریك تر از آن هستند كه امكان نمایش دادن تمام محتویات خود را داشته باشند. در عین حال برخی از ستونها بیش از حد لازم پهن بوده و موجب افزایش پهنای كلی جدول شما می گردند. در نتیجه ممكن است برخی داده های شما از سمت راست پنجره Datasheet بیرون بروند و برای مشاهده آنها مجبور به استفاده از نوار مرور افقی شوید. برای تغییر پهنای یك ستون از جدول، روی خط حایل بین عنوان ستون مزبور و عنوان ستون سمت راست آن، كلیك كنید (به این خط قائم،‌ مرزیاب فیلدها گفته می شود.) پس از تغییر شكل اشاره گر، آن را به سمت چپ یا راست درگ كنید تا پهنای ستون مورد نظر به مقدار دلخواهتان برسد.در عین حال با دابل كلیك كردن روی مرزیاب هر فیلد می توانید پهنای ستون مربوط به آن را به نحوی تغییر (افزایش یا كاهیش) دهید كه بزرگ ترین داده موجود در ستون مزبور به طور كامل نمایش یافته و در عین حال هیچ فضای خالی اضافی در آن وجود نداشته باشد. تنظیم پهنای ستونها1- در پنجره Database روی نام جدول nama دابل كلیك كنید تا باز شود. 2- پهنای ستونها Color , nama Name را به نحوی تغییر دهید كه ظاهر كلی جدول بهبود یابد.8- سوئیچ كردن به نمای Designدر فصل 1 با دو نمای قابل استفاده برای مشاهده یك پایگاه داده آ‌شنا شدید. این دو نما عبارت بودند از Datasheet كه امكان مشاهده هم زمان ركوردهای متعدد را در قالب سطرها و ستونهای مختلف فراهم می كند و نمای Form كه در هر لحظه تنها امكان مشاهده یك ركورد را در اختیار شما قرار می دهد. اكنون با سومین نمای Design (طراحی) نام دارد، آشنا خواهید شد. از طریق این نما می توانید ساختار و سازماندهی جدول خود را تغییر دهید. نمای Design لیستی از تمام فیلدهای جدول را همراه با نوع داده های قابل ورد در آنها نمایش می دهد در عین حال نمای Design برای تولید یك جدول جدید از صفر و اضافه، حذف و تصحیح نمودن فیلدهای یك جدول موجود قابل استفاده است. • در صورتی كه جدول شما در نمای Datasheet باز شده است، با انتخاب گزینه های View / Design View و یا كلیك كردن روی دكمه Dsign View از نوار ابزار به نمای Design سوئیچ كنید.• در صورتی كه جدول شما در نمای Design باز شده است، برای بازگشت به نمای Datasheet • می توانید گزینه های View / Datasheet View را انتخاب كرده و یا روی دكمهView Datasheet‌ از نوار ابزار كلیك كنید. دكمه های نوار ابزار امكان سوئیچ كردن سریع بین دو نمای مورد بحث را در اختیار شما قرار می دهند. در نتیجه پس از اعمال تغییرات دلخواه خود در نمای D esign • می توانید به سرعت به نمای Datasheet باز گشته و نتیجه اعمال تغییر مزبور را مشاهده نمایید. چنانچه جدول شما باز نباشد، می توانید از ابتدا آن را در نمای Design باز كنید. به این منظور كافی است جدول مزبور را در پنجره Database انتخاب كرده و روی دكمه Design كلیك كنید. نمای Design (Design View)نمایی است كه امكان تغییر ساختار سازمانی جداول را فراهم می كند. در نمای Design قادر به تولید ا یندكس می باشید. 9- تولید ایندكس تولید یك ایندكس كه از یك یا چند فیلد می توانید فرآیند مرتب كردن و بازیابی ركوردها را به مقدار قابل توجهی تسریع نماید؛ بخصوص زمانی كه پایگاه داده مورد نظر خیلی بزرگ باشد. كاربرد ایندكس ها در نرم افزار Access همانند كاربرد ایندكس موجود در انتهای كتابها می باشد، به عبارت دیگر، ویژگی ایندكس در Access شما را در جهت جستجو و یافتن داده هایی كه در جستجوی آن هستید، یاری می دهد. برای مثال، جستجوی یك عنوان در ایندكس انتهای یك كتاب بسیار ساده تر از بررسی صدها صفحه كتاب مزبور و یافتن عنوان مورد نظر می باشد؛ همچنین استفاده از یك ایندكس پیچیده تر كه احتمالاً حاوی نام كوچك و آدرس افراد می باشد، امكان تمیز قائل شدن بین 47 مورد نام Smith را كه در یك پایگاه داده ظاهر شده اند در اختیار شما قرار می دهد. نرم افزار Access قادر به استفاده از ایندكس های جدول برای پیش گیری از اتلاف وقت شما می باشد. با استفاده از این ایندكس ها دیگر نیازی به جستجوی هزارها ركورد یك پایگاه داده به منظور یافتن یك ركورد خاص نخواهید بود. ایندكسی كه بر مبنای چندین فیلد تولید شده است (مثلاً فیلدهای نام خانوادگی، نام كوچك و شهر) با توجه به همین تحلیل شما را یاری می دهد.ایندكس پایگاه داده (Database Index) لیستی از كلیدها كه یك پایگاه داده می تواند برای یافتن و مرتب كردن ركوردها مورد استفاده قرار دهد. ایندكس ها انجام اعمالی نظیر یافتن و مرتب كردن را تسریع می كنند؛ چرا كه در صورت استفاده از آنها، پایگاه داده تنها نیاز به برآورد كردن فیلدهای ایندكس خواهد داشت، نه تمام ركوردها. تولید یك ایندكس1- جدول nama در نمای Design به نمایش در آورید.2- گزینه های View / Indexes را انتخاب كرده و یا روی دكمه Indexes واقع در نوار ابزار كلیك كنید. به این ترتیب می توانید ایندكس هایی را كه قبلاً تنظیم شده و هر یك تنها مشتمل بر یك فیلد می باشند، مشاهده نمایید.3- یك عبارت در یك ردیف خالی از فیلد (ستون) Index Name تایپ كنید.4- در محل دلخواهی از ستون Field Name واقع در سمت راست متنی كه در مرحله قبل تایپ كردید، كلیك كنید. با انجام این عمل، یك پیكان رو به پایین در سمت راست این فیلد ظاهر می گردد. روی پیكان مزبور كلیك كرده و گزینه Place Seen را انتخاب نمایید.5- در فیلدی كه در زیر مورد استفاده در مرحله قبل قرار دارد كلیك كرده و گزینه Date Seen را انتخاب نمایید. 6- در فیلدی كه در زیر فیلد مورد استفاده در مرحله قبل قرار دارد كلیك كرده و گزینهName nama را انتخاب نمایید.7- روی دكمه Close واقع در گوشه بالا – سمت راست كادر محاوره Indexes و سپس روی دكمه Close واقع در گوشه بالا- سمت راست جدول nama كلیك كنید. 8- هنگام مواجه با پیغامی كه نظر شما را در مورد ذخیره كرن تغییرات جدول در نمای Design جویا می شود، روی دكمه Yes كلیك كنید. اكنون یك ایندكس با فیلدهای متعدد را بر مبنای سه فیلد Date Seen , Place Seen و nama Name تولید كرده اید. از این بع بعد Access می توانید ایندكس تولید شده را برای بازیابی سریع اطلاعات مربوط به نماهایی كه در یك محل بخصوص و در محدوده ای بخصوص از تاریخها مشاهده شده اند، مورد استفاده قرار دهد. تولید ایندكس، آخرین گام از عملیات تولید یك پایگاه داده به شمار می رود. اكنون می توانید از محیط Access خارج شوید. فصل 3 تصحیح پایگاههای داده Accessتغییر و حذف ركوردهای یك پایگاه دادهجهت تغییر یا حذف یك ركورد در پایگاه داده nama ابتدا برنامه Access سپس پایگاه داده nama در ادامه جدول nama را باز كنید. به این ترتیب جدول شما در حالت پیش فرض در نمای Datasheet به نمایش در خواهد آمد.تغییر یك فیلدبه منظور تغییر یك فیلد، ابتدا روی آن كلیك كنید.• چناچه در انتهای سمپ چپ فیلد كلیك كنید، كل آن انتخاب می شود، در نتیجه هر چیزی كه تایپ نمایید، بلافاصله جایگزین كل محتوای فعلی فیلد می گردد. • چنان چه در محل دیگری از فیلد كلیك كنید، می توانید از كلیدهای Backspace و Delete برای حذف مورد به مورد كاراكترها استفاده كرده و در صورت تمایل، كاراكترهای جدید وارد نمایید. توجه كنید كه وقتی داخل یك فیلد كلیك می كنید، علامتی شبیه به یك پیكان داخل كادری كه در انتهای سمت راست ركورد مربوطه قرار دارد، به نمایش در می آید. این كادر اصطلاحاً كادر انتخاب كننده ركورد نامیده شده و پیكانی كه داخل كادر مزبور ظاهر می گردد، ركورد جاری را مشخص می كند (منظور از ركورد جای ركوردی است كه در حال حاضر مشغول كار كردن روی آن هستید).به خاطر دارید كه امكان تغییر فیلد Number وجود ندارد (محتوای این فیلد توسط Access تعیین می شود) در عین حال تغییر فیلد Migratory می توانید روی آن كلیك كنید. به این ترتیب، چنان چه فیلد مزبور دارای وضعیت On (دارای علامت تیك) باشد، به وضعیت Off (بدون علامت تیك) تغییر خواهد یافت و بر عكس (چنان چه فیلد Migratory حاوی مقدار «No» باشد، تنها دو انتخاب پیش پای شما خواهد بود: یا باید فیلد مزبور را به حال خود رها كنید و یا آن را به Yes تغییر دهید. در حقیقت هیچ ورودی دیگری پذیرفته نخواهد شد.) حذف كردن یك ركورد جهت حذف كردن یك ركورد، ابتدا ركورد مزبور را با كلیك كردن در محل دلخواهی از آن به ركورد جاری تبدیل كنید، سپس برای حذف ركورد اقدام به انتخاب گزینه‌های Edit / Delete Record نموده و یا روی دكمه Delete Record از نوار ابزار كلیك كنید. با انجام این عمل با پیغامی برای تأیید حذف ركورد مواجه خواهید شد كه بسته به پاسخ شما، ركورد مورد نظر حذف شده و یا باقی می ماند. ادامه خواندن مقاله پايگاه داده

نوشته مقاله پايگاه داده اولین بار در دانلود رایگان پدیدار شد.