nx دارای 142 صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است
فایل ورد nx کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه و مراکز دولتی می باشد.
این پروژه توسط مرکز nx2 آماده و تنظیم شده است
توجه : در صورت مشاهده بهم ريختگي احتمالي در متون زير ،دليل ان کپي کردن اين مطالب از داخل فایل ورد مي باشد و در فايل اصلي nx،به هيچ وجه بهم ريختگي وجود ندارد
بخشی از متن nx :
شركت گروه ماشین های اداری (مادیران) محققین و علمای علم مدیریت ، مدیریت را علم وهنر اداره كردن و سرپرستی نمودن گروهی از افراد در جهت نیل به اهدافی خاص تعریف نموده اند و یا عده ای دیگر آنرا بنابر وظایف مدیر، علم وهنر برنامه ریزی ، سازماندهی ، هدایت و انگیزش ، هماهنگی و كنترل فعالیت های سازمان
مطابق با اهداف و برنامه های از قبل تعیین شده دانسته اند و سایمن مدیریت را تصمیم گیری می داند و آن نیز انتخاب یك بدیل یا گزینه و راه حل میان راه حل ها یا راهكارهای متعدد است بنحوی كه اثربخشی و كارایی سازمان توأمان فراهم آید . مدیران سازمان در پی آن هستند كه با حداقل امكانات حداكثر استفاده و مطلوبیت را از آن خود و سازمان خود نمایند . یكی از ابعاد بسیارمهم
سازمان بعنوان نظام فنی و اجتماعی در حال حاضر ، بهترین شیوه بكارگیری از دارائیهای موسسه است و همچنین می دانیمكه قسمت عمده ای از دارائیهای موسسات در موجودیهای انبارهای آن مؤسسات نهفته و انباشته شده است ومدیریت مالی و تداركات و انبارها در صددند تا بهتری تركیب بهینه ای را كه متضمن حداكثر سود یا حداقل هزینه برای مؤسسه باشد را معین بنمایند و در این
راستا از فنون و علم مدیریت صنعتی بهره ای شایان می برند چرا كه زمان و هزینه از عناصر اصلی تصمیم‌گیری مدیریت بشمار می آید . جهت تصحیح سیستم های انبارداری وطراحی آنها و همچنین طراحی مدل هایی متناسب با مؤسسات اشراف دانش بر علوم مختلف و تكنیك های متنوع حاصل از رشته های مختلف ضروریست ولذا در این مجموعه به صراحت مشاهده می شود كه چگونه از تكنیك های نموداری یا گرافیكی ، جداول و ابزارهای هندسی و كمی ریاضی و رفتاری و تحلیلی و سایر دروس جهت نیل به هدف بهبود در سیستم های انبارداری بهره گرفته می شود .
امروزه یكی از مشكلات مهم در مؤسسات صنعتی و بازرگانی ، عدم وجود طراحان و مدیران و گردانندگان انبارهاست . تعداد محدودی از مؤسسات تولیدی هستند كه كمو بیش به اهمیت كنترل مواد و كالاها استفاده از سیستم های كنترل موجودی انبار بعنوان ابزاری مدیریتی واقفند و
اقداماتی جهت برقراری آن نموده اند و بقیه فاقد سیستم صحیح انبارداری می باشند . اینگونه مؤسسات بعلت عدم دسترسی به اطلاعات درست و به موقع از موجودیها و میزان و نوع آنها قادر به تهیه وتدارك موجودیهای موردنیاز ، به موقع و با صرفه كامل و مسلم است كه دچار مشكلاتی در این زمینه اند و در جستجوی متخصصین انبارداری نیز غالباً به افراد بدون آمادگی و معلومات برخورد
می نمایند و چون تكامل صنعت بدون كاربرد روشهای نوین و فنون پیشرفته عملی نخواهد بود ، لزوم این افراد مطلع و حرفه ای هر چه بیشتر از پیش مشهود می‌شود و هدف ما نیز در این مجموعه ارائه مطالبی نسبتاً جامع در خصوص سیستم ها و مدل های انبارداری و برنامه ریزی كنترل موجودی انبارهاست . لذا سعی شده تا از مطال
ب متفرقه و حاشیه ای و مبسوط غیرضروری تا حد امكان خودداری شود و لذا این مجموعه چكیده برداری شده است.امید است كه این مجموعه گامی باشد هر چند كوچك در راه شناخت راهكارهای موردنیاز مدیریت سیستم های انبارداری و آرزوی ما رضایت حق تعالی است كه هیچ هدفی والاتر از قرب به او و رضایت و خشنودی او نیست . انشاء اللهپرویز معدنی
31شهریور 83
گروه ماشین های اداری ایرانتاریخچه تأسیس در سال 1343 (40 سال) -ماشین های اداری شارپ از سال 1344 (39 سال) -تولید كننده چاپگرهای اپسون از سال 1376 (7سال) -تولید كننده چاپگرهای ویژه الیوتی از سال 1374 (9 سال) -تولید كننده مانیتورهای ال جی از سال 1373 (10 سال) -حافظه های نوری ال جی از سال 1380 (3 سال) ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ• مركز ماشین های اداری ایران نیروی انسانی 160 نفر نمایندگان سراسری 689 نفر سهم بازار محصولات : فتوكپی شارپ 72% فاكس شارپ 38% ماشین حساب شارپ 18%
چاپگر اپسون 45% اسكنر مادیران 20% درایورهای نوری ال جی 40% ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ• خدمات ماشین های اداری ایرانفعالیت : سرویس و خدمات پس از فروش -نیروی انسانی : 430 نفر
-نمایندگان سرویس و خدمات : 263 مؤسسه -مراكز سرویس و خدمات : 18 استان -دفعات سرویس و خدمات در سال82 : 243000 ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ• صنایع ماشینهای اداری ایران فعالیت : تولید و توزیع كالای رؤیت داده ها -نیروی انسانی : 990 نفر -نمایندگان سراسری: 369 نفر-فضای تولید و انبارها : 40700 مترمربع سهم بازار محصولات (سال 82) :-مانیتور ال جی 77% -چاپگر اپسون (سوزنی) 98% -چاپگر الیوتی 98% ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ• خلاصه
-تعداد پرسنل 1580 نفر -نمایندگان سراسری 589 مؤسسه -نمایندگان سرویس و خدمات 263 سراسری ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ• سرمایه گذاری تا پایان سال 82 -ماشین آلات 11 میلیارد تومان -ساختمان و تأسیسات 10 میلیارد تومان -پروژه در دست تكمیل 7/1 میلیارد تومان-سایر 2/2 میلیارد تومان جمع كل 9/24 میلیارد تومان • عملكرد مالی سال 82 -فروش 104 میلیارد تومان -مالیات ابزاری 7/2 میلیارد تومان -تجمیع عوارض 1/3 میلیارد تومان
-بیمه تأمین اجتماعی 2/1 میلیارد تومان ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ• تعداد مانیتورهای نصب شده ال جی در 6 سال گذشته-كل مانیتور نصب شده در ایران 3125400 دستگاه -كل مانیتور نصب شده ال جی در ایران 2152351 دستگاهـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــبرنامه تولید سال 83-برآورد تقریبی بازار 82 : 1000000 دستگاه -تولید سال 82 : 757737 دستگاه
-پیش بینی حجم بازار 83 : 1200000 دستگاه -77%سهم ال جی : 924000 دستگاه -رشد نسبت به سال 82 : 22% درصد
تعریف انبار : بطوركلی انبار محل و فضایی است كه یك یا چند نوع كالای بازرگانی – صنعتی یا مواد اولیه یا فراورده های مختلف در آن نگهداری می شود یا می توان گفت محل و فضایی است كه در آن مواد اولیه برای ساخت محصولات ، كالای نیمه‌ساخته ، مواد و لوازم مصرفی ، قطعات یدكی ماشین آلات ، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداری می شود آنهم بر اساس سیستم صحیح طبقه بندی .
جایگاه انبار :سازماندهی سازمان های مختلف بنابر نیازهای آنان متفاوت است ، گاهی در بعضی مؤسسات انبار زیرنظر مستقیم مدیرعامل قرارداد و تحت نظر مدیر انبار نیز انبارهای مختلفی مانند انبار مواد ، قطعات ، محصولات ، ضایعات و ; قرار دارد .
ساختار سازمانی انبارها : فلوچارت (1)
ساختار سازمانی انبارها فلوچارت (2)
اهداف و وظایف انبارها :1)برنامه ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یك از اقلام كالاهای موردنیاز سازمان در حد مطلوب خود . 2)همكاری و مساعدت در خرید و تأمین و تهیه كالاها و كنترل و دریافت كالای خریداری شده .3)نگهداری كالا در انبار بنحوصحیحو تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات ودستورالعمل های سازمان .
انواع انبارها از نظر فرم ساختمانی : 1)انبارهای پوشیده : كه از تمام اطراف بسته است و دارای سقف و وسایل ایمنی كامل می باشند .2)انبارهای هانگارد یا سرپوشیده : این انبارها دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است (محافظ آفتاب و باران) 3)انبارهای باز یا محوطه : این انبار بصورت محوطه بوده و جهت نگهداری ماشین‌آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد .
انواع موجودی های انبارها : 1)مواد اولیه: برای ساخت محصولات كه به مواد خام مشهور است . 2)كالای در جریان ساخت : كه شامل بهای ناقص دستمزد و مواد و هزینه های سربار ساخت می باشند . 3)كالاهای ساخته شده : كالاهای آماده برای فروش یا توزیعی هستند كه ممكن است تهیه شده یا ساخته شده باشند . 4)اجناس خریداری شده برای فروش : كه در مؤسسات تجاری و توزیع كننده این نوع موجودی بیشتر به چشم می خورند . 5)مواد و لوازم مصرفی : كه در تولید غیرمستقیم مؤثرند مثل گریس ، روغن ، ملزومات و غیره . 6)قطعات یدكی ماشین آلات : كه جهت تعمیر ماشین آلات و دستگاه ها بكار می‌روند. 7)ابزارآلات : كه ابزار كارگاهها برای تولید محصول می باشد . 8)اجناس اسقاطی : اجناسی هستند كه مستهلك شده و غیرقابل استفاده اند كه معمولاً فروخته یا تعمیر می شوند .
انتظارات مدیر یك مؤسسه از سیستم كنترل انبارها : 1)وجود همكاری بین واحدهای مربوط به خرید ، دریافت ، آزمایش ، انبار و حسابداری . 2)تمركز یافتن كلیه خریدها در قسمت خرید 3)بمصرف رساندن مقرون بصرفه مواد و ملزومات 4)انبار كردن تمام مواد و ملزومات بطرز خاصی كه بنحو دقیق و با سرپرستی كامل محافظت گردند . 5)تعیین میزان حداقل و حداكثر موجودی هر جنس بنحویكه از آن حدود تجاوز یا كاهش ننماید . 6)انجام عملیات صحیح درموردصدور اجناس بطوریكه تحویل آن طبق درخواست‌های مصوب در موقع لزوم انجام شود .
طبقه بندیتعریف طبقه بندی : به تقسیم انواع كالاهای موجود به گروهها یا دسته هایی كه دارای صفات مشترك و یا كاربرد مشترك باشند طبقه بندی می گویند . در انبارها برای نگهداری بهتر و تعیین آدرس و پیاده كردن سیستم كدگذاری و كنترل موجودی و طبقه بندی كالا اهمیت می یابد .
نكات مهم در طبقه بندی كالاها : 1)برای كلیه كاركنان انبار ساده و قابل فهم باشد . 2)با احتیاجات مختلف سازمان منطبق و هماهنگ بوده و نیاز آنها را به راحتی تأمین نماید . 3)انعطاف پذیر بوده و با تغییرات كاهش یا افزایش تعداد اقلام كالاهای مورد نیاز قابل تطبیق باشد .
عوامل موثر در انتخاب سیستم و شیوه طبقه بندی : 1)تعداد اقلام انبار و كالاها 2)ظرفیت انبارها 3)وسایل نگهداری كالا و میزان صادرات و واردات 4)موقعیت جغرافیایی قسمت های مصرف كننده 5)مقررات و نظریه مقامات مسئول سازمان
انواع طبقه بندی كردن كالاها :1)طبقه بندی كردن كالاهای موردنیاز سازمان 2)طبقه بندی كالاهای موجود در انبار 3)طبقه بندی كالا در سطح مواد مورد نیاز صنایع كشور یا طبقه بندی استاندارد 4)طبقه بندی كالاها بر اساس طرح ها و برنامه ها 5)طبقه بندی كالا بر حسب مراحل انجام كار و زمان مصرف
كدگذاری كالاهاانواع روش های كدگذاری : 1)روش ساده یاروش‌اعداد ترتیبی : در این روش كالاها بترتیب ورود سریال می‌خورند مثل 1 و 2 و 3 و ; این روش در قدیم برای انبارهایی كه تعداد اقلام آنها محدود بود بكار می رفت عیب این روش عدم توانایی در كنار هم گذاری كدهای دوكالای مشابه در صورت جدید الورود بودن یكی از آنها بود كه با فاصله باز این مشكل رفع شد مثل 1-5-10-15-;
2)روش اعداد گروهی : در این روش كلیه كالاها را بر چند گروه كلی تقسیم می‌نمائیم. مثلاً 350 قلم كالای مؤسسه را در 5 گروه تقسیم بندی می كنند لذا تعداد كالاها در هر گروه عبارتست از با 30% شماره اضافی هر رده شامل 100 قلم كالا
3)روش اعشاری یا دیوئی : در این روش از عدد اعشار استفاده می شود و بیشتر در كتابخانه ها متداول است مثلاً كد 7/15/24 عدد 24 بیانگر گروه كتاب و دو رقم دوم یعنی 15 نمایانگر نام مؤلف و عدد 7 نشانگر نام كتاب است . 4)روش حروف الفبایی : در این روش از حروف یا اعداد و حروف مركب استفاده می‌شود كه گروه اصلی با یك حرفه و گروه فرعی و اصل كالا از حروف دیگر یا اعداد مشخص می شود . 5)روش نیمونیك (حروف اول نام كالاها) : در این روش حروف اول نام كالاها كه برای انبارها با موجودی كم بكار می رود نام كالا یا مشخصات چیزی را به اختصار بیاد ما می آورد مثل نزاجا = نیروی زمینی جمهوری اسلامی ایران یا ا.س.م=اسید سولفوریك مرگ
6)روش مخفی : در روش مخفی ارقام علامات و یا حروفیكه برای كدگذاری بكار می‌رود اول دارای معنی و مفهوم خاص بوده و درك آنها مستلزم شناخت قبلی یا مراجعه به راهنما یا كلید رمز خواهد بود مثل شماره خودروهای ارتش یا علاماتی كه در مخابرات تلگرافی از آنها استفاده می شود . 7)روش كدینگ : جهت طراحی و كدگذاری اقلام انبار بنا به نیاز مؤسسه است كه در رابطه با آن اقدامات زیر باید صورت بگیرد : الف)لیست برداری از اقلام موجود در انبار در حال و آینده بدون ذكر مشخصات دقیق اجناس ب)گروه بندی كردن اقلام ج)تصمیم گیری راجع به تعداد رقم های تخصیصی به هر گروه پس از تعیین گروههای اصلی و فرعی د)شماره گذاری اقلام هـ)تهیه دفتر راهنمای اقلام انبار
سیستم های اطلاعاتی انبارتعریف سیستم های اطلاعاتی انبار و نتایج اجرای آن :منظور از سیستم اطلاعاتی ایجاد روشی سیستماتیك و منطقی است برای اجرای عملیات مربوط به كالای موجود در انبار و همچنین اعمال كنترل های لازم روی مراحل مختلف این عملیات یا می توان گفت كه ایجاد روشی است سیستماتیك و منطقی كه امكان انجام عملیات تهیه و نگهداری جنس را از مرحله درخواست اجناس تا مرحله تهیه كامل و تحویل به مصرف كننده میسر می سازد . جزئیات عملیات در واحدهای مختلف تولیدی یا خدماتی ، بسته به نوع فعالیت و سازمان داخلی ، ممكن است با هم تفاوت داشته باشند ولی نتایج زیر از اجرای هر طرح سیسنم اطلاعاتی انبار عاید مؤسسه می شود : 1)ایجاد رابطه بهتر و منطقی تر در داخل كارخانه برای تبادل اطلاعات . 2)تسریع در عملكرد قسمتهای مختلف به كمكطرح فرم های مناسب . 3)ایجاد كنترل های بهتر در مؤسسه (كارخانه) .
4)كمك به شناسایی بهتر كالاهای موجود در انبار با توجه به تنوع آنها . 5)طرح فرم های مناسبتر برای نگهداری حساب موجودی انبار (مثل كارت انبار و ;) .6)طرح فرم های بهتر برای نقل و انتقالات كالاهای موجود انبار (مثل برگ درخواست جنس از انبار) .7)نگهداری اطلاعات به روز از موجودیها درمقاطع مختلف (مثلاً برای محاسبه قیمت تمام شده) .8)سفارش به موقع كالا و به میزان موردنیاز به آن .9)افزایش اطلاعات مدیریت از میزان كالاهای موجود در انبار .10)ایجاد اطمینان در مدیریت از عدم سوء استفاده در موجودی های انبار .
فلوچارت مراحل طرح سیستم اطلاعاتی انبار
متداول ترین فرم های مورد استفاده در سیستم اطلاعاتی انبار 1)كارت انبار : این فرم جهت ثبت كلیه نقل و انتقالات مربوط به موجودی مورد استفاده قرار می گیرد و توسط انباردار تهیه می شود برای موارد زیر بكار می رود : الف)ثبت مقادیر ورودی و خروجی هر یك از اقلام موجودی
ب)مبنای كنترل گردش اقلام موجودی ج)مبنای مقایسه با كارت حسابداری انبار و اصلاح مغایرات د)تشخیص اقلام كم گردش و راكدهـ)ضبط سوابق سفارش موجودی 2)برگ درخواست جنس از انبار : این فرم جهت دریافت كالا از انبار مورد استفاده قرار می گیرد و توسط مصرف كننده پر می شود و دارای كاربردهایی بشرح زیر می‌باشد : الف)ذكر مشخصات و مقادیر اقلام درخواستی از انبار .ب)مجوز تحویل جنس به درخواست كننده . ج)مبنای صدور درخواست خرید . د)مبنای صدور حواله انبار . 3)برگ مصرف كالا (حواله انبار) : این فرم هنگام تحویل كالا به متقاضی تنظیم می‌شود و توسط انبار پر می شود و دارای كاربردهای زیر است : الف)اعلام نوع و مقدار صادره از انبار جهت هر یك از واحدهای درخواست كننده . ب)مبنای ثبت كارت موجودی و حسابداری انبار .
ج)مبنا تهیه صورت خلاصه گردش اقلام انبار . د)مبنای قیمت گذاری اقلام صادره . 4)حواله انبار محصول : این فرم جهت تحویل كالا از انبار محصول به خریدار صادر شده و توسط قسمت انبار محصول یا فروش تنظیم می شود . 5)برگ برگشت (مرجوعی) كالا به انبار : هنگامی كه مازاد كالای دریافتی به انبار برگردانده می شود تنظیم می شود و توسط انبار با برگشت دهنده تكمیل می شود و دارای كاربردهای زیر می باشد :الف)نشان دادن مشخصات مواد ، قطعات و سایر اقلام برگشتی به انبار با ذكر مشخصات اقلام برگشتی ب)رسیدی در دست برگشت دهنده است . ج)مبنای قیمت گذاری اقلام برگشتی . د)مبنای صبت كارتهای موجودی و حسابداری انبار . 6)برگ درخواست خرید : این فرم توسط انبار تكمیل می گردد و به منظور خرید اقلام برنامه ای یا بر اساس مصوبات شركت مورد استفاده قرار می گیرد و دارای كاربردهایی بشرح زیر است : الف)درج مشخصات اقلام موردنیاز ب)مبنای تأیید و تصویب خرید اقلام درخواستی ج)مبنای انجام استعلام و عملیات خرید (خرید داخلی) د)مبنای درخواست پیش فاكتور (Programa Invoice=PI) در مورد خریدهای خارجی هـ)مبنای ثبت كارت سفارش انبار و پیگیری خرید اقلام درخواستی و)كنترل و مطابقت اقلام خریداری شده (خریدهای داخلی)
7)برگ سفارش خرید : این فرم برای عقد قرارداد با فروشنده كالای موردنظر استفاده می شود و توسط اداره خرید تهیه وبرای خریدهای خارجی بر مبنای فرم درخواست خرید تنظیم می شود و دارای كاربردهای زیر است : الف)بعنوان درخواست خرید رسمی و قطعی از فروشنده است . ب)اعلام مشخصات دقیق و شرایط موردقبول به فروشنده . ج)تأیید سفارش توسط فروشنده از طریق امضاء و عودت یك نسخه از فرم . د)پیگیری اقلام سفارش شده توسط سرپرستی انبار یا انباردار . هـ)مبنای كنترل اقلام مورد سفارش به هنگام دریافت آنها . 8)برگ توزین باسكول :این فرم هنگام توزین كالاهائیكه از كارخانه صادر و یا به آن وارد می شوند مورد استفاده قرار می گیرد و توسط قسمت باسكول تهیه و تنظیم می‌شود .
9)برگ رسید كالا به قسمت بازرسی : هنگام ورود كالا به كارخانه این فرم به منزله تأیید ورود آن مورد استفاده قرار می گیرد و توسط قسمت بازرسی صادر می شود . 10)فرم گزارش روزانه بازرسی(صادره ، وارد) : این فرم توسط بازرسی و هنگام ورود یا صدور كالا به كارخانه یا از آن صادر می شود . 11)رسید موقت انبار : این فرم مشخص كننده‌این است كمه جنس به انبار رسیده و تحویل انبار دار گردیده ولی به دلایلی چون نرسیدن كامل اجناس و یا بز
رگ بودن محموله و در راه بودن بقیه ، همه آن نرسیده است ودارای كاربردهای زیر است : الف)ضبط اطلاعات كلی اقلام وارده هنگامیكه بررسی دقیق اقلام به سرعت امكان‌پذیر نباشد .ب)بعنوان رسید موقت در دست تحویل دهنده است . ج)مبنای پرداخت پسكرایه حمل است . 12)رسید انبار :هنگام دریافت و رسید كالا به انبار این فرم به منزله تأیید تحویل كالا به انبار بوده و توسط انبار تنظیم می شود و دارای كاربردهای زیر می باشد :الف)اعلام و تأیید رسید اقلام وارده به انبار و ذكر مشخصات اقلام ب)اعلام رسید محموله های برگشتی از فروش به انبار محصول ج)اعلام رسید اقلام امانی به انبار (در صورت عدم وجود برگ برگشت كالاهای امانی)د)قیمت گذاری اقلام وارده . هـ)ثبت كارت های موجودی و حسابداری آنها .
13)برگ رسید و تحویل مستقیم : در شرایطی كه اقلام خریداری شده می بایستی مستقیماً به درخواست كننده تحویل گردد این فرم توسط او تنظیم می شود و دارای كاربردهای زیر می باشد : الف)اعلامیه و تأییدیه رسید اقلام (غیرانبار) خریداری شده و ذكر مشخصات دقیق آنها. ب)مبنای رسید جنس به تحویل گیرنده نهایی (متقاضی) . ج)مبنای قیمت گذاری اقلام خریداری شده .
14)برگ ارسال و تحویل كالا : در شرایطی كه كالا توسط تداركات دفتر مركزی خریداری می گردد از این فرم برای كنترل ارسال اقلام خریداری شده توسط تداركات دفتر مركزی به كارخانه و ; همچنین برای كنترل و تحویل و تحول اقلام ارسالی از كارخانه به دفتر مركزی مورد استفاده قرار می گیرد و دارای كاربردهای زیر می باشد : الف)درج مشخصات كلی اقلام ارسالی به كارخانه . ب)مبنای ارسال كالا توسط تداركات مركز و پیگیری رسیدن اقلام ارسالی به شعب و كارخانجات .ج)مبنای تحویل و تحول اقلام ارسالی به كارخانه . د)بعنوان رسیدی در دست تحویل دهنده . 15)كارت حساب انبار : این كارت توسط مسئول كاردكس مركزی عمل می شود و تقریباً مثل كارت انبار است با این فرق كه ستون مبلغ هم در آن وجود دارد . یك كارت حساب هم مقدار فیزیكی و هم ریالی را كنترل می نماید . 16)كارت سفارش انبار : این كارت دارای كاربردهای زیر می باشد : الف)پیگیری اقلام درخواستی اط طریق واحد سرپرستی انبارها .
ب)درج وكنترل مقدار اقلام درخواستی ، سفارش داده شده و تعداد دریافت شده مربوط به هر سفارش .ج)تعیین اقلام مورد درخواست سفارش داده نشده یا دریافت شده . 17)برگ برگشت از خرید : در مواردیكه كالای خریداری شده به دلایلی پس داده می‌شود انبار این فرم را تنظیم می نماید . 18)برگ تحویل اسقاط : این فرم توسط انبار هنگامیكه یكی از بخشهای كارخانه جنس اسقاطی را تحویل انبار می دهد تنظیم می گردد . 19)این فرم توسط افراد مجاز برای خروج كالا از كارخانه مورد استفاده قرار می گیرد . 20)برگ كالاهای امانی ارسالی : این فرم در موقع ارسال كالا بصورت امانتی به مؤسسه یا قسمتی كه به آن نیاز دارد توسط انبار دار تنظیم می شود . 21)برگ برگشت كالای امانی ارسالی : این فرم هنگام برگشت كالاهائیكه قبلاً بصورت امانت ارسال شده است مورد استفاده قرار می گیرد و توسط انبار صادر می شود . 22)برگ كالای امانی دریافتی : این فرم برای كالاهائیكه بصورت امانت از مؤسسات یا قسمت های دیگر دریافت گردیده مورد استفاده قرار می گیرد و توسط انبار صادر می‌گردد . 23)برگ برگشت كالای امانی دریافتی : این فرم هنگام عودت دادن كالایی كه قبلاً به امانت گرفته شده مورد استفاده قرار می گیرد و توسط انبار صادر می شود .
24)برگ تحویل كالای ساخته شده به انبار : هنگام تحویل كالای ساخته شده از قسمت های تولیدی به انبار صادر می شود و توسط قسمت های تولیدی پر می شود . 25)صورتحساب فروش (نقدی ، غیرنقدی) : این فرم برای مشخص كردن اقلام فروخته شده مورد استفاده قرار می گیرد و توسط قسمت فروش صادر می شود . 26)برگ تعدیل (افزایش ، كاهش) موجودی : چنانچه در صدد باشیم مقدار آماری موجودی (ریالی – مقداری) انبار را كاهش یا افزایش بدهیم ولی موجودی واقعی را تغییری ندهیم این فرم مورد استفاده قرار می گیرد . مثلاً در انبار گردانیها برای تعدیل حسابها در انبارها از این فرم بهره گرفته می شود . 27)صورتحساب خرید : برای مشخص كردن كالاهای خریداری شده و توسط اداره خرید صادر می شود .
28)برگ كنترل اسناد : این فرم همراه یك دسته از فرم ها كه قرار است از قسمتی به قسمت دیگر فرستاده شوند ارسال می شود تا در صورتی كه فرم های ارسالی تعدادشان تغییر كرده باشد مشخص می شود و توسط قسمت ارسال كننده فرم ها تهیه و تنظیم می شود .
بخش های درگیر در سیستم اطلاعاتی انبارها : الف)حسابداری : جهت نگهداری حساب های مالی شركت و آمارهای تولیدی دو بخش حسابداری وجود دارد . حسابداری مالی و حسابداری صنعتی ارتباط بیشتری با انبارها دارد چرا كه جهت محاسبه سودآوری محصولات مختلف ومتعدد محاسبه بهای تمام شده كالاهای فروش رفته وموجود حائز اهمیت است و اطلاعات آن جز با سیستم اطلاعاتی صحیح امكان پذیر نیست .
ب)خرید : تهیه و تدارك كالاها و خدمات از طریق عاقلانه و رقابتی یعنی با قیمت ، كمیت ، كیفیت مناسب و از منبع مناسب و در زمان مناسب از وظایف این بخش می‌باشد خریدهای اداره خرید بر سه دسته اند : 1)كالاهائیكه بصورت برنامه ریزی شده و در آغاز هر سال معین شده است بصورت قرارداد خریداری می شود . 2)كالاهائیكه بر اساس درخواست خرید از طرف قسمت های مختلف كارخانه توسط مأمور خرید تهیه می شود . 3)كالاهائیكه بر اساس درخواست خرید از طرف قسمت های مختلف كارخانه بدون دخالت مأمور خرید تهیه می شود و برای آنها نمی توان در آغاز سال برنامه ریزی ارائه نمود . ج)بازرسی : در بسیاری ازواحدهای صنعتی برای كنترل كالاهای صادره یا وارده را بر عهده دارد و در صورت عدم قبول كمیت لازم ، عدم قبول ، آنرا در دستور جلسه بازرسی ذكر می كند تا فوراً به این امر رسیدگی شود .
این اداره در مؤسسات بزرگ در محل درب ورودی كارخانه قرار دارد و در مؤسسات كوچك توسط نگهبانان بازرسی بعمل می آید در بعضی مؤسسات هم نگهبانان و هم دفتر بازرسی با هم در یكجا قرار دارند . قسمت بازرسی به كالاهایی كه جواز خروج(ورود) می دهد و با فرمی بنام رسید كالا به بازرسی كه دارای دو صورت وارده و صادره است ورود و خروج كالا در آن ثبت شده و در پایان روز یك نسخه از فرم جهت اطلاع مدیریت به آنجا ارسال می شود .
اهم مراحل سیستم تداركات مواد و غیره : اول)قسمت مصرف كننده پس از تشخیص لزوم دریافت جنس ، فرم درخواست كالا را پر نموده وپس از تأیید آن توسط مسئول مربوطه (امضاء مجاز) آنرا در اختیار انباردار می گذارد. دوم)انباردار از طریق مراجعه به كارت انبار از میزان موجودی جنس اطلاع حاصل می‌كند . سوم)در صورتیكه جنس به اندازه كافی موجود باشد طی فرم حواله انبار جنس را تحویل داده و پس از عملكرد در كارت انبار ، حسابداری را از جریان مطلع می نماید .
چهارم)در مواردیكه جنس موجود نباشد و یا در صورت لزوم درخواست خرید صادر نموده و به تداركات ارسال می كند . پنجم)قسمت تداركات مبلغ لازم برای خرید اجناس را برآورد نموده و برای مشخص نمودن وضع اعتباری آنرا به حسابداری می فرستد . ششم) حسابداری پس از تشخیص و تثبیت وضعیت اعتباری ، فرم مربوطه را به قسمت تداركات برگشت می دهد . هفتم)تصمیم گیری در مورد خرید با توجه به آیین نامه و شرایط خرید از طرف مدیریت دستگاه و یا قسمت تداركات .
هشتم) در صورتیكه با خرید جنس موافقت نشود نتیجه طی برگشت فرم درخواست خرید به انبار و از طریق انبار با اطلاع كننده می رسد . نهم)عملیاتی مقدماتی سفارش جنس بر اساس قوانین مربوطه در قسمت تداركات انجام و فرم سفارش خرید صادر می شود . دهم)درمورد خرید اجناس داخلی و یا خارجی با توجه به مقررات مربوطه به خرد از جنبه نوع آن (كوچك ، متوسط ، بزرگ) تصمیم گیری لازم بعمل می آید . یازدهم)قسمت تداركات ضمن انجام عملیات خرید از طریق ارسال یك نسخه از سفارش خرید انبار را در جریان عملیات سفارش قرار می دهد . دوازدهم)سفارش خریدكالای خریداری شده از طرف فروشنده و یا مأمور خرید به انبار وارد می شود . سیزدهم)انبار پس از كنترل كمی و كیفی جنس از طریق فرم رسید انبار وصول جنس را اعلام می نماید (قبض انبار) چهاردهم)در صورتیكه جنس با مشخصات لازم مطابقت ننماید انبار دار طی فرم گزارش كالای غیرقابل قبول ، نتیجه را به اطلاع تداركات می رساند تا اقدامات لازم به منظور تعویض جنس بعمل آید . پانزدهم)تداركات پس از دریافت رسید انبار ، مدارك لازم را تكمیل و جهت انجام امور مالی مربوط به حسابدار ارسال می دارد . شانزدهم)انباردار پس از عملكرد در كارت انبار درخواست كننده را از جریان رسید جنس مطلع می نماید .
سیستم اطلاعاتی انبارها و نقش كامپیوتر در آن : كامپیوتر از ابزارهای بسیار متداول سیستم های جاری سازمانها به شمار می رود . در ایجاد یك سیستم كامپیوتری عملیات و اقدامات متنوع فوق و نیزتهیه دستورالعمل ها و اسناد موردنیاز به منظور ایجاد یك سیستم در مراحل مختلفی انجام می گیرد كه مختصر آن مراحلی بشرح زیر است :
مراحلی ایجاد سیستم كامپیوتری : 1)بررسی مقدماتی به منظور تعیین امكان‌پذیری سیستم كامپیوتری جهت انبارها (feasibility study) : در این مرحله سیستم موجود مورد مطالعه و بررسی كلی قرار می گیرد و مشخص می شود كه آیا می توان یك سیستم جدید كه برآورد كننده هدف‌ها و نیازمندیهای مدیریت می باشد طرح نمود یا نه ؟ حاصل كار feasibility Report است كه در آن نتایج بررسی و نیز پیشنهادات كلی و همچنین برنامه كار مراحل بعدی و تخمین هزینه ایجاد سیستم جدید درج گردیده است كه این گزارش تقدیم مدیر یا شورای مدیران می گردد .
2)بررسی و تهیه طرح كلی سیستم (outline system design)در این مرحله سیستم موجود با جزئیات بیشتر مورد بررسی و مطالعه قرار می گیرد كه طی آن ارتباط بین قسمتهای مختلف و روش انجام كار و نیز وظایف ، حجم كارها ، مشكلات و نارسائیهای اجرایی موردبررسی قرار گرفته و همچنین فرم ها و دفاتر و پرونده های موجود نیز مورد بررسی قرار می گیرد . پس از بررسیهای فوق توسط سیستم آنالیست ها ، سیستم كامپیوتری بطور كلی طرح و ارائه می گردد این طرح بصورت گزارشی تحت عنوان «مشخصات كلی سیستم پیشنهادی» تهیه شده كه شامل عنوان ها و مطالب زیر می باشد:
-شرح كلی سیستم پیشنهادی -نمودار گزارش كار سیستم پیشنهادی -نمودار اجرای كامپیوتری -هزینه برآوردی جهت توسعه و پیاده كردن سیستم پیشنهادی 3)طرح جزئیات بیشتر سیستم و مشخصات آن (Detail Design & Specification) : در این مرحله بررسی عمیق تر شده و طی آن مشخصات دقیق فایل ها و ركودها و نیز نمودار روشها و دستورالعمل های اجرایی دفتری ، كامپیوتری و مشخصات فرم ها و ; نیز مشخص شده بطوریكه برنامه نویسان ارشد بتوانند با استفاده از اسناد و مدارك تهیه شده در این مرحله برنامه های موردنیاز سیستم انبارها را طراحی و آنها را توسعه دهند.
كلیه اسناد و مدارك كه در این مرحله تهیه می گردند تشكیل پرونده ای بنام مشخصات سیستم (System Specification) را می دهند . 4)طرح برنامه ها و مشخصات آنها (Program Specification & Design) : در این مرحله باید مشخصات هر یك از برنامه ها بصورت جداگانه تهیه گردد . برای این منظور ابتدا از روی پرونده های مشخصات سیستم پرونده ای بنام «مشخصات مجموعه برنامه ها» استخراج و تحویل برنامه نویس ارشد در دپارتمان برنامه نویسان می شود ، برنامه نویش ارشد از روی پرونده مشخصات مجموعه برنامه ها، مشخصات هر یك از برنامه ها را طرح و در یك پرونده جداگانه ای بنام مشخصات برنامه (Program Specification) قرار می دهند این پرونده شامل كلیه اطلاعات موردنیاز در مورد یك برنامه است . بطوریكه برنامه نویش بتواند از روی آن برنامه مربوطه را نوشته و آزمایش نماید و لذا حاصل این مرحله پرونده مشخصات برنامه می باشد . 5)برنامه نویسی و قسمت آنها (Programing & testing) :
در این مرحله مشخصات برنامه ها كه در مراحل قبل تعیین شده بود بین برنامه نویسان توزیع می شود و سپس برنامه نویسان اقدام به نوشتن برنامه ها می نمایند . البته در این مرحله كلیه اسناد جدیدی كه توسط برنامه نویس در حین برنامه نویسی تهیه می شود باید كاملاً مستند گردد . علاوه بر نوشتن برنامه ، باید برنامه نویشته شده توسط داده‌های نمونه آزمایش گردند . 6)تداركات جهت پیاده كردن سیستم (Programing for implementation) : پس از اینكه هر یك از برنامه ها توسط برنامه نویسان نوشته و با داده های غیرحقیقی (نمونه) آزمایش گردید باید همه برنامه ها با هم و با داده های حقیقی آزمایش شوند . از طرفی باید كلیه دستورالعملها و راهنمائیهای لازم به استفاده كنندگان سیستم كه داده‌ها را جهت پردازش به سیستم كامپیوتری میدهند و نتایج آنرا پس از پردازش مورد استفاده قرار می دهند تهیه و تدوین گردد . بنابراین می توان كارهای عمده این مرحله را به قرار زیر خلاصه نمود : -تهیه و تبدیل داده های حقیقی و تشكیل پرونده های كامپیوتری -آزمایش كردن برنامه های سیستم با داده های حقیقی
-تهیه كتابچه راهنمای اجراهای كامپیوتری (Operation Guide)-تهیه كتابچه راهنمای استفاده كنندگان(Users Guide) -آموزش استفاده كنندگان(Training of users) -اجرای موازی سیستم كامپیوتری با سیستم قبلی و رفع نواقص آن (Parallel Run)
ادامه خواندن مقاله شركت گروه ماشين هاي اداري (ماديران )
نوشته مقاله شركت گروه ماشين هاي اداري (ماديران ) اولین بار در دانلود رایگان پدیدار شد.