nx دارای 18 صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است
فایل ورد nx کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه و مراکز دولتی می باشد.
این پروژه توسط مرکز nx2 آماده و تنظیم شده است
توجه : در صورت مشاهده بهم ريختگي احتمالي در متون زير ،دليل ان کپي کردن اين مطالب از داخل فایل ورد مي باشد و در فايل اصلي nx،به هيچ وجه بهم ريختگي وجود ندارد
بخشی از متن nx :
سیستم‌های اتوماسیون اداریچكیده امروزه سیستم‌های اداری، سیستم‌های جهانی هستند كه وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمانها و تداوم فعالیتهای آنها مجهز شدن این سازمانها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات؛ یعنی سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است. در این میان از دهه 1960 كه جنبه‌های بیشتری از كاربرد و فعالیتهای اداری و بازرگانی روبه گسترش گذاشت، وجود یك سیستم یكپارچه اداری مناسب كه حجم عظیم اطلاعات، مكاتبات را دربرگیرد به وضوح احساس شد.
این مقاله ضمن بررسی سیستم‌های اتوماسیون اداری ازجهات مختلف به بیان اهمیت اطلاعات و اهمیت سیستم‌های اطلاعاتی، تكامل انواع سیستم‌های اطلاعاتی و تكامل سیستم‌های اتوماسیون اداری و مزایا و معایب اتوماسیون اداری و ارگونومیك و تفاوت انواع سیستم‌های اطلاعاتی با سیستم اتوماسیون اداری پرداخته است.
مقدمهبا گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شكلهای مختلف جریانات ارتباطی، شبكه‌های ارتباطی در تمامی امور زندگی افراد سایه افكنده است و تجارت هم كه در اقصی نقاط جهان به شیوه‌های مختلف (تولید كالا یا خدمات) دیده می‌شود از این قضیه مستثنی نیست. با پیشرفته و پیچیده تر شدن ارتباطات تجاری، سازمانها برای از دست ندادن یكی از منابع ورودی (اطلاعات) لاجرم دست به ایجاد سیستم هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه كنند و با پردازش مناسب این اطلاعات را به مشتریان و درجهت جلب رضایت آنان، عرضه كنند. درواقع محیط پررقابت كسب و كار و دگرگونیهای این محیط در دهه 1990 (جهانی شدن اقتصاد و تبدیل اقتصادها و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی برپایه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سیستم‌های اطلاعاتی را دوچنـــــدان كرد.
به همین جهت، بحث سیستم‌های اتوماسیون اداری كه نوعی از انواع سیستم‌های اطلاعاتی است روز به روز اهمیت بیشتـــری می‌یابد، چنانكه امروز سازمانهایی می‌توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینند كه از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند. اما سیستم‌های اتوماسیون اداری چیستند؟ چه مزایا و معایبی دارند؟ نیاز واقعی به تكامل و ایجاد آنها چه بوده است؟ انواع كاربردها و یا زیرسیستم‌های آن چیست؟ چه تفاوتی با سایر سیستم‌های اطلاعاتی دارد؟ و;
اهمیت اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتیاطلاعات یكی از منابع باارزش واصلی مدیران یك سازمان است. همان طور كه منابع انسانی، مواداولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند لكن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه ای هستند. ازطرفی اطلاعات كلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یك شاخص اجتماعی به شمار می‌رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهدبود. اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می‌گذارد.
فناوری و ابزارهای الكترونیك و رایانه ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و اطلاعات موردنیاز آنها خواهند گذاشت. امروزه نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلكه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند. كاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون یك منبع ارزشمند، هم سنگ سرمایه و نیروی كار به كار می‌برند. از آنجا كه اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای كل فعالیتهای سازمان محسوب می‌شوند، لذا بایستی سسیتم هایی را برپا كرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت كنند. هدف نهایی چنین سیستم هایی كسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات دردسترس در زمان موردنیاز و به شكل قابل استفاده است. امروزه سیستم‌های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه‌های فعالیت یك شركت ایفا می‌كنند. توجه به شركتهای موفق نشان می‌دهد كه همگی آنها به سیستم‌های اطلاعاتی جهت فعالیت روزانه شان مجهزند.
چالش حقیقی كه شركتها با آن روبرو هستند، صرفاً به كارگیری سیستم‌های اطلاعاتی متكی به رایانه نیست، بلكه هدف اساسی استفاده اثربخش سیستم‌های اطلاعاتی در مدیریت است. سیستم‌های اطلاعاتی كه به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می‌شوند، توانایی مدیران و كاركنان را افزایش داده و امكان تحقق اثربخش اهــــداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می‌گردند.
انواع سیستم‌های اطلاعاتیدر نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه‌ها فقط جهت پــردازش داده‌ها در امور حسابداری استفاده می‌شد. در طول این دوره كه تا اواسط دهه 60 به طول انجامید بیشترین تاكید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود. درحال حاضر به این نوع كاربرد رایانه پردازش داده ها، گفته می‌شود و باید توجه داشت كه سیستم‌های پردازش داده مقـــــداری اطلاعات نیز تولید می‌كنند.
در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رایانه‌های جدید كه با هزینه كمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می‌كردند روشهای جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده؛ یعنی سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت. پس از گذشت یك دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا (DECISION SUPPORT SYSTEM)DSS به وجود آمد. پس از تكمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری باتوجه به پیشرفتهای حاصله در تجهیزات رایانه ای، موضوع افزایش بهره وری و كارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و كاركنان ازطریق به كارگیری تجهیزات رایانه ای و الكترونیك مطرح گردید و در سال 1980 سیستم‌های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند.
اما درواقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی كه IBM محصول جدید خود، یعنی نوار مغناطیسی/ ماشین تایپ سلك توری (MT/ST) را معرفـــی كرد شروع شد، ماشین تایپی كه می‌توانست به صورت اتوماتیك از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ كند. این عملیات تایپ اتوماتیك خیلی زود به سیستم‌های كوچك در ریزپردازنده‌ها تبدیل شد. و تكاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد. و نیاز واقعی به تكامل این بود كه طی دهه 1970 كارایی كارخانه‌ها 90 – 85 درصد افزایش یافت، درحالی كه كارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس بایستی سیستم هایی به وجـــــود می‌آمدند كه موجب افزایش بهره وری و كارایی دفاتر هم می‌شدند.
سیر تكامل فناوری اداریسیر تكامل فناوری اداری شامل دوره‌های فناوری اداری، فناوری رایانه ای و فناوری ارتباطات است. در دوره اول كارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند كه جدا از مسائل كارخانه ای و درمعنای عام محیط تولید، كلیه امور اداری، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد، از مهمترین شاخصهای این دوره انجام مطالعاتی درمورد جایابی و فضاسازی برای محیطهای اداری بود. (دهه 20 به بعد) درحقیقت در این دوره سعی در جداساختن فعالیتهای اداری از فعالیتهای تولیدی بود و درنهایت واحدهای ستادی از لحاظ مكانی از واحدهای اجرایی جدا گردیدند. تفكر این دوره این چنین بود كه محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری كه در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری، حقوق و دستمزد و مالی بود، فراهم گردد.
در دوره دوم؛ یعنی فناوری رایانه، با ورود رایانه‌های كوچك كه از سرعت و دقت بالایی بهره مند بودند، مدیران تصمیم گرفتند كه با استفـــاده از این وسایل و سرمایه گذاری در رایانه ای كردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در كاهش زمان كار و حذف اشتباهات انسانی استفاده كــــــرده و پیامد این حركت به وجود آمده این بود كه كاربران را برای انجام امور روزمره شان به خوبی یاری كرد.
در دوره سوم؛ یعنی فناوری ارتباطات، با گسترش روزافزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یكپارچه شدن و ادغام هریك از این سیستم‌ها در یكدیگر. درحقیقت امروزه سیستم‌های اداری سیستم‌های جهانی هستند كه وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند. نوعاً ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است. از مشخصات دیگر این دوره كه الان در آن به سر می‌بریم، این است كه سازمانها و شركتها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و یا كیفیت پی برده اند و در بازارهای پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازمان است. به دست آوردن ارتباطات درست و با كیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است.
تعریف اتوماسیون اداری: بسیاری عقیده دارند كه سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلكه تركیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل درامور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می‌نامند.
اما از دهه 1960 كه جنبه‌های بیشتری از كاربردها و فعالیتهای اداری و بازرگانی گسترش یافت، وجود یك سیستم یكپارچه اداری، مناسب كه حجم عظیم اطلاعات، مكاتبات، مراسلات را دربرگیرد به وضوح احساس شد كه با نامهای مختلفی همچون سیستم‌های اداری، سیستم‌های اطلاعات اداری، سیستم‌های كاربر نهایی و سیستم‌های محاسباتی كاربر نهایی نامیده شده است. ولی عمومی ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم‌های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می‌شود. سیستم‌های فوق تعریف مشخصی ندارند بلكه منحصر به تعیین دیدگاههای كاربر است و این خود بدین معنی است كه سیستم‌های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است. در اینجا به برخی از آنها اشاره می‌كنیم.
اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم‌های الكترونیك رسمی و غیررسمی بوده كه به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعكس مربوط می‌شود. كلمه اصلی كه اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می‌سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و كتبی است. (RAYMOND,1998)
سیستم‌های اطلاعات اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) از امور اداری ازطــــریق فناوری اطلاعاتی حمایت می‌كند. سیستم‌های اطلاعات مدرن ازجمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است كه ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین كارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیامها و جلسات الكترونیك فراهم می‌كند. (ZWASS, 1992) اتوماسیون اداری عبارت است از كاربرد وسایل الكترونیك در فعالیتهای دفتری به منظور افزایش كارایی؛ كارایی افزایش یافته ناشی از تكامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می‌تواند به مدیر سود برساند. (بهشتیان،1378)
مزایا و معایب اتوماسیون اداری: مهمترین شرط كاربرد و استفاده از اتوماسیون در اكثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت دركار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است كه این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است. و اتوماسیون اداری موجب می‌گردد كه مجاری ارتباطی كوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختیار مدیران قرار گیرد.به طوركلی، مزایای كاربرد سیستم‌های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می‌شود.
1 – مزایای مستقیم: این مزایا عبارتند از: افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی كــــــار. معمولاً این مزایا كه قابل اندازه گیری بوده و ممكن است تاثیر مستقیم و كوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از:الف) كنترل بهتر بر كار، به خاطر تقسیم كمتر نیروی كار؛ب) تبدیل اطلاعات از شكلی به شكلی دیگر كمتر صورت می‌گیرد، مانند نوشتن روی نوار كه پس از آن روی كاغذ تایپ می‌شود؛
ج) فعالیتهای غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی كمتر می‌شود؛د) سازماندهی پرسنل بهتر انجام می‌شود. چرا كه با استفاده از امكانات كنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی كمتر می‌گردد.2 – مزایای غیرمستقیم: این مزایا غیركمی هستند و ممكن است ازطریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند از:الف) وابستگی كمتر به ادارات دیگر برای تهیه كپی، چاپ و امور مشابه دیگر؛
ب) نیاز كمتر به تشریفات و كنترل جهت نظارت بر جریان كار بین ادارات؛ج) به دلیل افزایش اثربخشی كاركنان در انجام كارهــای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می‌یابد؛د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می‌شود؛ه) رقابت بیشتر سازمانها ازطریق استفاده از منابع اطلاعــــــاتی و قابلیت لازم برای عكس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.
اما كاربرد سیستم‌های اتوماسیون اداری معایبی را نیز دربردارد كه عبارتند از: ایجاد تغییرات در محیط انسانی، نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی دركارها و به صورت مكانیزه درآمدن فعالیتها، پیچیده شدن و سختی كار با سیستم ها، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم، مشكلات جسمانی كاركنان در كار با رایانه، نپذیرفتن سیستم‌های مكانیزه توسط مدیران و یا كاركنان، كم شدن امنیت اطلاعات هم ازنظر دسترسی و هم ازنظر تخریب.
انواع كاربردها یا زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری: از دیدگاههای متعددی به انواع كاربردهای اتوماسیون اداری پرداخته شده است كه در این جا به دو نمونه از آنهـــــــا می‌پردازیم. در یك دیدگاه انواع دستگاههای مكانیزه اداری اصلی عبارتند از:1 – در زمینه كسب اطلاعات و كپی كردن آنها: واژه پردازها، ماشینهای كپی هوشمند، سندخوانها، سیستم‌های صوتی دیجیتالی، حروف چینی نوری.
2 – در زمینه ذخیره سازی اطلاعات: كشورهای بایگانی الكترونیك، زیر نگاشته‌ها (میكرو گرافیك).3 – در زمینه ارتباطات: سیستم تلفن رایانه ای، پست الكترونیك، ارسال فاكس، تسهیلات كنفرانس از راه دور.از دیدگاه دیگر عناصر اصلی سیستم‌های مكانیزه اداری در شكل شماره یك آورده شده است.
ارگونومیكپیشرفت فناوری در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است. بی تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر دركاهش شدید بسیاری از منابع حوادث، آسیبها و تنشهای كاری، نقش برجسته ای داشته است. با این حال، فناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از كار آورده است. و بایستی درنظر داشته باشیم كه ما به شرطی می‌توانیم عملكرد را بهینه كرده و به بهره وری بیشتر و تامین بهداشت و سلامت كاركنان برسیم كه اصول ارگونومی را در طراحی، عرضه و استفاده از فناوری منظور كنیم.
اصطلاح ارگونومیك مطالعه عوامل را كه راحتی، ارضاء و كارایی افرادی كه با سیستم‌ها و وسایل تولید، كار می‌كنند را تشریح می‌كند. وقتی كاركنان در وضعیتی تحت فشار قرار گیرند و برای مدت مدیدی به صفحه مانیتور نگاه كنند، اغلب آنها دچار سردرد، كمردرد و چشم درد و;. می‌شوند با درنظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در ساخت و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری درواقع ما درنظر گرفته ایم كه كاركنان دفتری قسمت مهمی از داراییهای سازمان هستند و اگر خسته و تحت تاثیر باشند، نمی توانند به بهترین وجه كار كرده و كارایی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشكل مواجه می‌شود.
ازطرف دیگر، می‌توان گفت اتوماسیون اداری فراتر از اضافـــــه كردن سیستم‌های نرم افزاری جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت دربرابر تغییر را هم مدنظر داشت، یك تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است كه هر تغییر روانی – اجتماعی در محیط كاری، همانند رایانه ای شدن، سیستم نرواندوكرین بدن را فعال كرده و موجب واكنشهای فیزیولوژیك و روانی او می‌شود كه فرد را برای مبارزه یا فرار تحریك می‌كند و درواقع فرد با مكانیزاسیون كه نوعی تغییر محسوب می‌شود مقاومت می‌كند.
و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط بایستی با كاربرد تكنیك‌های غلبه بر مقاومت كه مهمترین آنها مشاركت و آموزش كاربران است، بر این مقاومت غلبه كرده و یا میزان آن را كاهش دهند.
ادامه خواندن مقاله سيستم‌هاي اتوماسيون اداري
نوشته مقاله سيستم‌هاي اتوماسيون اداري اولین بار در دانلود رایگان پدیدار شد.