nx دارای 44 صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است
فایل ورد nx کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه و مراکز دولتی می باشد.
این پروژه توسط مرکز nx2 آماده و تنظیم شده است
توجه : در صورت مشاهده بهم ريختگي احتمالي در متون زير ،دليل ان کپي کردن اين مطالب از داخل فایل ورد مي باشد و در فايل اصلي nx،به هيچ وجه بهم ريختگي وجود ندارد
بخشی از متن nx :
مقدمه:
ایزد منان را سپاسگزاریم كه این توفیق را نصیب نموده تا گامی چند كوتاه در جهت رفع مشكلات و موانع مسئولین و متصدیان واحدهای آموزشی و پرورشی آموزش و پرورش استان یزد با بهره گیری از تجربیات ارزنده همكاران عزیز وصاحبنظران و دستورالعملهای لازم الاجراء برداریم . بدون شك برقراری یك سیستم صحیح جهت اداره امور مالی مستلزم داشتن اطلاعات و آگاهیهای لازم در زمینه های مالی واستفاده كامل و درست از روشهای حسابداری و پیروی از اصول فنی حسابداری است .
از طرف دیگر امور مالی هر واحد به منزله قلب هر سازمان محسوب میشود که باید از صحت و سلامت كامل برخوردار باشد . همچنین ایجاد وحدت رویه و هماهنگی در فعالیتهای مالی و جلوگیری از سلیقه ای عمل نمودن كه موجب بی نظمی و سردرگمی و احیانا سوءاستفاده های احتمالی خواهد شد بسیار ضروری است كه انجام این امراز اهم روشها و برنامه های دولت میباشد.
لذا انتظار دارد كه مسئولین محترم واحدهای آموزشی و پرورشی در جهت سازماندهی و نظارت در امور مالی نهایت سعی و تلاش خود را مبذول داشته و كلیه مقررات و ضوابط مالی كه به واحدها ابلاغ می گردد رعایت و هماهنگی و نظارت كافی به عمل آورند. امید است گامی موثر در بهبود اجرای دستورالعمل مالی واحدهای آموزشی و پرورشی ابلاغ شده از سوی وزارت آموزش و پرورش و اصولی نمودن حسابداری در واحدهای آموزشی برداشته باشیم .
سازمان آموزش و پرورش استان یزد
اداره امور مالی
تعاریف:
مدرسه :
مدرسه از نظر آموزش و پرورش به کلیه واحدهایی اطلاق میشود که در چارچوب اهداف و وظایف وزارت آموزش و پرورش عهده دار تعلیم و تربیت در دوره های مختلف تحصیلی(اعم از روزانه –شبانه و شبانه روزی )بوده و تمام یا بخشی از هزینه آن به نحوی از محل بودجه عمومی دولت پرداخت میگردد.
منابع مالی مدرسه:
طبق ماده 11 قانون تشکیل شوراهای آموزش و پرورش در استانها و شهرستانها و مناطق کشور منابع مالی مدرسه عبارتند از :
1- اعتبارت دولت که به استناد تبصره های 1 و 2 ماده واحده قانون نحوه هزینه سرانه از محل اعتبارات کل آموزش و پرورش و یا سازمانهای وابسته به حساب واحد آموزشی و پرورشی واریز میگردد که این نوع اعتبارات را سرانه میگویند.
2- کمکهای مردمی (خاص و عام) که حسب دستورالعمل و بخشنامه های مربوطه به وسیله اشخاص حقیقی جهت انجام هزینه ها به حساب واحدهای آموزشی واریز میگردد.
3- سهمی که از طریق شورای آموزش و پرورش در اختیار مدرسه قرار میگیرد.
4-وجوه حاصل از ارائه خدمات آموزشی و پرورشی فوق برنامه و جبرانی که به استناد آیین نامه نحوه ارائه خدمات آموزشی و پرورشی فوق برنامه و شیوه نامه اجرائی ان توسط اولیای دانش آموزان به حساب مدرسه واریز میگردد.
5- سایر وجوهی که مدرسه به موجب مصوبات مراجع ذیصلاح مجاز به دریافت آن میباشد مانند دریافتی بابت سرویس ایاب و ذهاب دانش آموزان و موارد مشابه .
6-کمکهای بخش دولتی(سایر منابع): وجوهی است که به عناوین مختلف از طریق دستگاهها و سازمانهای دولتی غیر از آموزش و پرورش برابر مقررات برای مصارف خاص در اختیار مدرسه قرار میگیرد.
دوره مالی:
دوره مالی طبق قوانین و مقررات حاكم بر واحدهای آموزشی و پرورشی از اول مهر لغایت پایان شهریورماه سال بعد خواهد بود كه واحدهای آموزشی و پرورشی موظف هستند در پایان هر سال تحصیلی تراز عملیات مالی چهار ستونی خود را در سه نسخه تنظیم و طبق ماده 11دستورالعمل مالی مدارس صادره از سوی وزارت آموزش و پرورش به واحدهای ذیربط تحویل نمایند.بدیهی است این ترازنامه باید پس از تایید شورای مالی آموزشگاه ارسال گردد0
حساب بانكی
هر واحد آموزشی و پرورشی فقط مجاز به داشتن یك شماره حساب بانكی قابل برداشت نزد یكی از شعب بانكهای دولتی ترجیحا سیبای بانک ملی هستند(باستثنای هنرستانها و مراکز مشابه). دریافت كارت بانكی وافتتاح این حساب باید با معرفی و تایید امور مالی مدیریت یا اداره مربوطه صورت گیرد . برداشت از حساب مذكور با حداقل دو امضا ( مدیر واحد آموزشی به عنوان امضا ثابت و امضای یكی از دو نفراز اعضای شورای مالی ) مدرسه به عنوان امضای متغیر انجام می شود.مدارس غیر انتفاعی تابع ضوابط خاص خود میباشند.
مدارس و اعضای انجمن اولیا و مربیان مجاز به افتتاح حساب دیگری نزد بانكها یا موسسات اعتباری قرض الحسنه و نظایر آنها نیستند و همچنین نگهداری وجوه بصورت نقد به استثنای تنخواه گردان مصوب شورای مالی در مدرسه مطلقا ممنوع است .
شورای مالی:
طبق آیین نامه و مقررات مربوطه ، شورای مالی واحدهای آموزشی و پرورشی كه عضویت در آن افتخاری است و در اول هر سال تحصیلی و بلافاصله پس از آغاز به كار انجمن اولیا و مربیان مدرسه تشكیل می شود عهده دار وظایف زیر است:
1-بررسی برنامه های مالی مدرسه و ارائه آن به انجمن اولیا و مربیان مدرسه جهت تصویب .
2 -نظارت بر حسن اجرای مصوبات مالی انجمن اولیا و مربیان و دستورالعملهای مالی ذیربط .
3-همكاری مستمر با مسئول مدرسه در استفاده صحیح از منابع مالی با رعایت اصل صرفه جویی .
4-امضاء کلیه اسناد هزینه های انجام شده در مدرسه.
5- انجام سایر وظایفی كه در دستورالعمل به عهده شورای مالی گذاشته شده است .
بطور كلی قبل از انجام هرگونه هزینه و یا برداشت هرگونه وجهی از حساب بانكی باید شورای مالی مدرسه در خصوص آن تصمیم گیری نموده و باید در صورتجلسه مربوطه كه بوسیله منشی شورای مالی با ذكر نظرات موافقین و مخالفین طبق فرم یا دفتر مذکور درج و به امضاء اعضاء حاضردر شورای مالی برسد.
تركیب اعضای شورای مالی مدارس:
الف -شورای مالی مدارس روزانه:
1-مدیر یا سرپرست مدرسه
2-رئیس انجمن اولیا و مربیان مدرسه
3-نماینده شورای معلمان مدرسه
ب -شورای مالی مدارس شبانه روزی و بزرگسالان:
1-مدیر یا سرپرست مدرسه (رئیس شورا)
2-نماینده شورای معلمین(مربیان پرورشی ،دبیران ، هنرآموزان ) مدرسه
3-نماینده كادر اداری (معاونین،دفترداران) مدرسه
4-حسابدارمدرسه كه دارای پست سازمانی حسابدار باشد
5- نماینده سرپرستان شبانه روزی (در مدارس شبانه روزی) مدرسه
ج-شورای مالی هنرستانهای فنی و حرفه ای و كاردانش:
1-مدیر یا سرپرست مدرسه (رئیس شورا)
2-رئیس انجمن اولیا و مربیان مدرسه
3-نماینده شورای معلمین و مربیان مدرسه
4-نماینده كادر اداری (معاونین،دفترداران) مدرسه
5-حسابدار مدرسه که دارای پست سازمانی حسابدار باشد
در مدارس تك معلم و روستاهایی كه امكان تشكیل شورای مالی وجود ندارد، اختیارات و مسئولیت شورای مالی و حسابدار به عهده مسئول مدرسه میباشد و وجوه هزینه سرانه اینگونه مدارس را میتوان مستقیما از طریق امور مالی آموزش و پرورش منطقه ،ناحیه و یا نمایندگی در وجه مسئول مدرسه پرداخت نمود.
ریاست شورای مالی كلیه واحدهای آموزشی به عهده مدیر واحد آموزشی میباشد وجلسات شورا حداکثر هر دو هفته یکبار و حداقل یکبار در ماه بنا به ضرورت ودعوت مدیر آموزشگاه و با حضور کلیه اعضا جهت تصمیم گیری در مورد هزینه های مدرسه تشکیل و مصوبات آن با اکثریت آراء قابل اجراء میباشد.
و در مواردیکه هزینه ای جنبه فوری و فوتی داشته باشد و تاخیر در انجام آن منجر به زیان و خسارت گردد و به علت ضیق وقت امکان طرح و تصویب در شورای مالی میسر نباشدرئیس شورای مالی مجاز است در هر سال حداکثر تا سقف 20درصد هزینه های سال قبل با رعایت اصل صرفه و صلاح هزینه دولت نسبت به انجام این هزینه ها اقدام و مراتب را در اولین جلسه شورای مالی مطرح و پس از بحث و بررسی و ارائه دلائل لازم و مستند به تصویب برساند.
فرم شماره 1 نمون برگی ازصورتجلسه شورای مالی(دفتر شورای مالی) در صفحه بعد ملاحظه می نمائید0
فرم شماره 1 نمون برگ صورتجلسه شورای مالی (دفتر شورای مالی)آموزشگاهها
سازمان آموزش وپرورش استان یزد
مدیریت آموزش و پرورش شهرستان/منطقه;;;;;;.
صورتجلسه شورای مالی آموزشگاه ;;;;;;;;;;;;;; سال تحصیلی;;;;;;;;
تاریخ;;;;. ساعت شروع جلسه:;;. .ساعت خاتمه جلسه:;;;;;;شماره جلسه:;;;..
اعضای حاضر در جلسه:1- 2- 3- 4- 5-
موضوع جلسه:;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;..
خلاصه مذاکرات انجام شده:;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;.
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;..
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
تصمیمات اتخاذ شده:;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;..
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;.
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;..
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;.
تذکر:رئیس شورای مالی آموزشگاه موظف است در رابطه با مصوبات فوق در جلسه آینده گزارش کاملی ارائه و اسناد و مدارک مربوطه را به شورای مالی ارئه نماید.
نظریه شورای مالی در رابطه با مصوبات جلسه شماره;;.. 1-اسنادوضمائم اسنادشماره های;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;.
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;..مورد تایید میباشد/نمیباشد.
2-صدور چکهای شماره و تاریخ:;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;.
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;..
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;. مورد تایید میباشد/نمیباشد.
تصمیمات اتخاذ شده در این جلسه مورد تایید میباشد : نام و نام خانوادگی اعضای شورای مالی و امضاء
رئیس شورای مالی رئیس انجمن نماینده معلمان سرپرست شبانه روزی نماینده کادر اداری
;;;;.. ;;;;. ;;;;. ;;;;; ;;;;;.
توضیح: لطفا ادامه گزارشات را در پشت صفحه مرقوم دارید
تنخواه گردان : به منظور تسهیل و تسریع در گردش امور مالی و انجام هزینه های ضروری و فوری طبق دستورالعمل مالی مدارس از حساب بانكی مدرسه با تشخیص و تصویب و تایید شورای مالی مبلغ ثابتی به عنوان تنخواه گردان در اختیار مدیر مدرسه (رئیس شورای مالی)گذاشته میشود .
این مبلغ معمولا بر حسب ضرورت در ابتدای دوره مالی از حساب بانكی مربوط برداشت و منتهی به پایان سال مالی باید به حساب بانكی واریز و یا تسویه حساب گردد .در حال حاضر حداكثر میزان تنخواه گردانی كه در اختیار مدیر آموزشگاه قرارمیگیرد نباید ازمبلغ 3000000بیشتر باشد مدیران مدارسی که نیاز به مبلغی بیشتر به عنوان تنخواه گردان دارند الزاما باید با ذکر دلایل مجوز لازم را از اداره یا مدیریت اموزش و پرورش متبوع خود اخذ نمایند.
معاملات دولتی: حد نصاب معاملات دولتی مصوب اسفند 1349 و اصلاحات بعدی به سه دسته به شرح زیر تقسیم میشوند:
1-معاملات جزئی: معاملاتی است كه از مبلغ35000000ریال تجاوز نكند این نوع معاملات به كمترین بهای ممكن به تشخیص و مسئولیت خریدار( كارپرداز) مدیر آموزشگاه انجام میگیرد
2– معاملات متوسط: معاملاتی است كه مبلغ آن از 35000000ریال بیشتر باشد و از 10 برابر سقف ارزش معاملات جزئی تجاوز نکند .در مورد این گونه معاملات به كمترین بهاء ممكن به تشخیص و مسئولیت كارپرداز و تایید رئیس اداره و به صورت استعلام کتبی صورت می پذیرد.
3- معاملات عمده: معاملاتی است كه مبلغ بر آورد اولیه آن بیش از 10 برابر سقف ارزش مبلغ معاملات جزئی باشد این نوع معاملات با انتشار آگهی مناقصه عمومی و طی مراحل قانونی انجام میشود.
تذکر: معاملات متوسط و عمده از حیطه اختیار مدیر آموزشگاه خارج و لازم است با مدیریت آموزش و پرورش متبوع خود هماهنگی لازم بعمل آید تا طبق ضوابط و مقررات مربوطه اقدام گردد.
سر فصل (عنوان حساب):
بر اساس دستورالعمل مالی مدارس، رعایت كلیه سرفصلهای مندرج در آن الزامی است لذا بر اساس دستورالعمل مالی مدارس عنوان(سر فصل ) حسابهائیکه ضرورت دارد در دفاتر کل آموزشگاه ایجاد گردد در صفحه بعد اعلام میگردد لذا واحدهای آموزشی مجاز به تغییر نام حسابها نبوده و توصیه میشود مسئولین واحدهای آموزشی و یا متصدیان مالی از منظور نمودن سرفصلهای جدید بدون هماهنگی با امور مالی آموزش و پرورش جدا پرهیز نموده و به منظور وحدت رویه و هماهنگی و عمل به قوانین و مقررات در چارچوب دستورالعمل مالی انجام وظیفه نمایند
سر فصل و عناوین حسابها:
الف:نقدینگی ها
1-حساب جاری بانک 2-حساب تنخواه گردان
3-اسناد دریافتنی(چکهای دریافتنی)
ب- درآمدها و منابع
1 -منابع مالی سنواتی(سال گذشته) 6 -سرانه دانش آموزی دریافتی
2-سرانه غذایی دریافتی 7-کمکهای دریافتی فوق برنامه وجبرانی
3-کمکهای خاص مردمی دریافتی 8-کمکهای سایر منابع دولتی دریافتی 4-کمکهای سرویس دانش آموزی دریافتی 9-کمکهای کلاس آمادگی دریافتی
5-کمکهای انجمن اولیا و مربیان (عام)دریافتی
ج – هزینه ها
1-هزینه حمل و نقل و ارتباطات 10-هزینه تشویق دانش آموز و معلم
2-هزینه تعمیرات ساختمان و تجهیزات 11-هزینه حق الزحمه و حق التدریس
3-هزینه سوخت وبرق و آب وتلفن و گاز 12-هزینه ایاب و ذهاب دانش آموزان
4-هزینه مواد و لوازم مصرف شدنی 13-هزینه مواد غذایی شبانه روزی
5-هزینه وسایل غیر مصرفی 14-هزینه خوابگاهی و شبانه روزی
6-هزینه امورتربیتی و پرورشی 15 -هزینه آشپزخانه و طبخ غذا
7-هزینه انجمن اولیا و مربیان 16 -هزینه کلاس آمادگی ابتدایی
8-هزینه کتابخانه و اشتراک نشریات 17 -هزینه خاص مردمی
9-هزینه کلاس تست و تقویتی وکنکور 18-هزینه متفرقه
مصرف منابع مالی مدارس : منابع مالی مدارس باید برای مصارف ذیل هزینه گردد.
هزینه حمل و نقل و ارتباطات و پستی . 2-هزینه تعمیر تجهیزات و وسایل و ساختمان آموزشگاه.
3-هزینه سوخت وآب وبرق و تلفن و گاز.
4-هزینه تهیه مواد و لوازم مصرفی و در حکم مصرفی اعم از آموزشی ،کارگاهی،آزمایشگاهی،اداری،بهداشتی،ورزشی وپرورشی و;.. *.
5-تهیه وسایل و تجهیزات مصرف نشدنی آموزشی ، کمک آموزشی واداری و سایر اموال ** .
6-هزینه های مربوط به فعالیتهای پرورشی مانند اقامه نماز،برگزاری اردوها،مسابقات ورزشی،علمی،هنری،اجرای مراسم ایام ا;. و اعیاد مذهبی وملی و مناسبتهای مختلف.
7- هزینه های مربوط به فعالیتهای فوق برنامه پرورشی و ورزشی و کمکهای ضروری به دانش آموزان و خرید جوایز و هدایا برای دانش آموزان .
8- هزینه تشکیل کلاسهای آموزش خانواده و هزینه های مرتبط با انجمن اولیا و مربیان مدرسه.
9- هزینه های کتابخانه مانند تهیه کتاب کمک آموزشی ،حق اشتراک مجلات و نشریات آموزشی.
10-هزینه های تشویق کارکنان،معلمان،ومربیان مدرسه بارعایت دقیق مفاد ماده90آیین نامه اجرایی مدارس.
11- هزینه های حق التدریس معلمین وحق الزحمه عوامل اجرائی کلاسهای جبرانی و تقویتی و تست و کنکور.
12- هزینه شبانه روزی و تهیه مواد غذایی و طبخ غذا در مدارس شبانه روزی.
13-سایر موارد پیش بینی نشده که انجام آن در ارتباط با فعالیت مدرسه ضروری و اجتناب ناپذیر است .
تذکر»:
1-در مواردی که زمینه مصرف کمکها اعم از مردمی یا دولتی (سایر منابع) کتبا از طرف اهدا کننده تعیین شده باشد منحصرا باید در جهت اهداف و نیات اهدا کننده مشروط بر اینکه منافاتی با موازین شرعی و مقررات قانونی نداشته باشد صرف گردد و در صورتی که هدف و نیت اهدا کننده ارتقای سطح آموزشی و پرورشی مدرسه به طور عام باشد با مسئولیت مدیر مدرسه و تحت نظر شورای مالی آموزشگاه به مصرف خواهد رسید.
————————————————————————————————– * اموال مصرفی اموالی هستند که بر اثر استفاده به صورت جزئی یا کلی از بین می روند و اموال در حکم مصرفی اموالی هستند که در ظاهر با اموال غیر مصرفی مشابهت دارند،اما به لحاظ طبیعت و ماهیت یا ارزش کم آنها،تنظیم حساب برای آنها به صورت حساب اموال غیر مصرفی ضرورت ندارد . ** این هزینه ها جزء اموال آموزشگاه محسوب وبا استعلام از مدیریت آموزش و پرورش و
درخواست شماره برچسب و در دفتر اموال ثبت میگردد مبلغ این نوع اقلام تهیه شده باید بیش از 200000 ریال باشد0
2- خرید اشیای لوکس و تجملی و غیر ضروری اکیدا ممنوع است.
3-شورای مالی مدرسه بایستی ترتیبی اتخاذ نماید تا حتی الامکان کلیه اعتبارات و کمکهای مالی (منابع مالی مدرسه)با رعایت کامل صرفه و صلاح دولت در همان سال تحصیلی به مصرف برسد.
کارپرداز:
بموجب ماده 35 قانون محاسبات عمومی كشور كارپرداز ماموری است كه از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت دستگاه ذیربط به این سمت منصوب میشود و نسبت به خرید و تدارك كالاها و خدمات مورد نیاز طبق دستورمقامات مجاز با رعایت مقررات اقدام می نماید .
معمولا مدارس شبانه روزی و هنرستانها و و نظایر آنها میبایست در تنظیم اسناد هزینه كارپردازی توسط كارپرداز(مامور خرید) یا ناظر خرید خود، كلیه مراحلی كه جهت خرید كالا و یا ارائه خدمات در قوانین و مقررات مطرح میشود رعایت نمایندو در مدارسی که کارپرداز یا مامور خرید وجود ندارد مسئولیت این امور به عهده رئیس آموزشگاه میباشد.
نحوه تنظیم اسناد هزینه كارپردازی:
1–تنظیم برگ درخواست خرید یا انجام هزینه: برگه ای است با شماره و تاریخ دفتر كارپردازی كه نوع انجام هزینه در آن مشخص و مبلغ هزینه برآورد می گردد و به وسیله درخواست كننده امضا میشود . نمونه ای از برگ درخواست به شرح ذیل تقدیم میگردد
فرم شماره 2 نمون برگ درخواست خرید کالا یا خدمات
بر گ درخواست خرید کالا یا خدمات تاریخ
ریاست محترم شورای مالی آموزشگاه
خرید کالا/خدمات ذیل مورد نیاز میباشد خواهشمند است با توجه به ضرورت دستوراقدام صادر فرمائید
ردیف
شرح
تعدادیا مقدار
محل مورد مصرف
قیمت برآوردی
درخواست کننده دستور دهنده
امضا امضا
2-موافقت مدیر مدرسه (رئیس شورای مالی ):
مدیر مدرسه با انجام هزینه موافقت و برگ درخواست را تایید و امضاء مینماید.
3-انجام هزینه:
پس از موافقت و تامین اعتبار ، هزینه توسط كارپرداز یا مقام مجاز انجام میشود.
4-ارائه مدارك مثبته:
پس از انجام هزینه مدارك مثبته درخواست ، فاكتور خرید کالا، فیشهای بانکی پرداختی، قرارداد* وگواهی انجام کار و نظایر آنها طبق مقررات توسط كارپردازیا فرد مسئول تحویل می گردد.
صورتحساب(فاكتور)یا برگ خرید:
صورتحساب یا برگ خرید ورقه ای است قابل قبول ، مشروط بر اینكه دارای ویژگیهای زیر باشد:
1- دارای سربرگ بوده وتاریخ خرید بدون خدشه و قلم خوردگی در آن نوشته شده باشد.
2-نام واحد آموزشی (عنوان خریدار)در سربرگ فاكتور یا برگ خرید ذكر شده باشد.
3-مشخصات كامل كالا یا خدمت مورد معامله و مقدار و بهای آن در متن فاكتوریا برگ خرید بطور خوانا نوشته شده باشد.
4-مبلغ معامله با عدد و حروف بدون قلم خوردگی و خدشه در انتهای فاكتور یا برگ خرید قید شده باشد.
5-نام و نام خانوادگی فروشنده همراه با مهر و امضاء و آدرس فروشنده در فاكتور درج شده باشد.
6-تایید فروشنده مبنی بر اینكه مبلغ مورد معامله نقدا یا طی چک با ذکر مشخصات دریافت شده است .
7-تایید كارپردازیا مدیر آموزشگاه یارئیس اداره یارئیس دستگاه حسب مورد(معاملات دولتی)و ممهور به مهر نازلترین بهای ممكن.
8- ارائه اصل فاكتور یا برگ فروش و نظایر آن ( فتوکپی قابل قبول نیست ).
5-قبض انبار:
كارپرداز پس از تحویل اجناس خریداری شده به انباردار، رسید ورودی جنس به انبار را كه توسط انباردار تنظیم و امضاء گردیده است دریافت می داردو آن را ضمیمه اسناد هزینه می نماید.
نحوه تنظیم قبض انبار:
پس از ورود جنس به انبار ، انباردار اقدام به تحویل گرفتن جنس نموده و سپس اقدام به صدور قبض انبار می نماید و قبوض انبار در دفتری به نام دفتر قبض انبار ثبت و شماره گذاری میشود .
* بکار گیری نیروی انسانی بصورت آزاد ،قراردادی و به هر نحو دیگر بدون کسب مجوز از اداره آموزش و پرورش و سایر مراجع ذیربط تحت هر شرایطی ممنوع میباشد.
در قبض انبار شرح لازم و مختصر از نوع كالا ی خریداری شده بر حسب تعداد و یا مقدارو بهای آن و همچنین بهای كل آن بر اساس فاكتورهای مربوط ثبت می نمایند و احیانا اقلامی كه نیاز به شماره برچسب اموال داردباید با درخواست شماره برچسب از امین اموال(جمعدار اموال ) اداره شماره مورد نظر را دریافت و درآن ثبت كرد .
فرم شماره 3 نمون برگ قبض انبار
قبض انبار
شماره مدیریت اداره آموزش و پرورش
تاریخ آموزشگاه….
ردیف
شماره اموال
شرح
تعداد/مقدار
بهای واحد
بهای كل
اقلام خریداری شده فوق توسط به انبار آموزشگاه تحویل شد.
نام و نام خانوادگی تحویل دهنده نام و نام خانوادگی انبار دار
امضاء مهر و امضاء
انباردار :
انباردار كسی است كه مسئول انبار و نگهداری و حفاظت كالا و مسئول در اختیار قرار دادن به موقع كالا و اجناس مورد نیاز واحدها میباشد .
وظایف انباردار :
اهم وظایف انباردار عبارت است از :
1-صدور درخواست خرید در مواقع لزوم
2-تحویل كالا و مواد و اجناس خریداری شده بر اساس اسناد و مدارك مربوطه
3-صدور قبض انبار و یا قبض رسید كالا به انبار
4-حفاظت و حراست كالاها و اجناس موجود در انبار
5-صدور حواله انبار و صدورفرمهای مرجوعی برگشت كالا یا فرمهای دیگر
6-ثبت مشخصات كالاها و اقلام وارده یا صادره از انبار در دفتر انبار و كارتهای كاردكس انبار
7- طبقه بندی و شماره گذاری و كدبندی كالاهای موجود در انبار
8-نگهداری مدارك و اسناد و سوابق مربوط به انبار و تهیه و ارائه گزارشهای دوره ای یا موردی در مواقع لزوم به مسئولین ذیربط
حواله انبار(خروج كالا از انبار):
خروج كالا از انبار نیز مانند ورود كالا به انبار مستلزم مراحل خاص خود میباشد.متقاضی كالا جهت مصرف در واحد یا قسمت مربوطه پس از اطمینان از موجود بودن كالا یا جنس مورد تقاضا در انبار اقدام به تكمیل درخواست كالا مطابق نمونه ذیل می نماید.
فرم شماره 4 نمون برگ درخواست کالا از انبار
حواله انبار
واحددرخواست كننده……….. مدیریت آموزش و پرورش تاریخ
آموزشگاه …………….. شماره
ردیف
نوع جنس
تعدادیامقداردرخواستی
تعدادیامقدارموافقت شده
تعدادیامقدارتحویل شده
محل مصرف
درخواست كننده دستوردهنده تحویل گیرنده
نام و نام خانوادگی نام و نام خانوادگی نام و نام خانوادگی
امضاء امضاء امضاء
پس از ثبت اقلام خریداری شده در دفتر صدور قبض انبار ، كالاها طبقه بندی می شوند بطوریكه اموال مصرفی و در حكم مصرفی در دفتری به نام دفتر اموال مصرفی ثبت و نگهداری میشود. با این كار به سهولت میتوان با مراجعه به سرفصل كالاهای مورد نظر به مقدار دقیق موجودی انبار پی برد و در صورت لزوم اقدام به سفارش خرید مجدد نمود.
اموال با دوام علاوه بر اینكه در انبار نگهداری و طبقه بندی و شمارش میگردد در دفتر مخصوصی به نام دفتر اموال توسط جمعدار اموال ثبت ،طبقه بندی و طبق آئین نامه اموال دولتی نگهداری میشود 0
كنترل موجودی انبار(انبارگردانی):
لازم است حداقل سالی یك بار به منظور حصول اطمینان در صحت ارقام ثبت شده دردفتر انبار و كنترل موجودی و تطبیق با مانده های دفتر انبار و كاردكس كالاها انبارگردانی صورت پذیرد و موجودیهای انبار ، شمارش و تطبیق داده شود.
بدینوسیله توصیه می گردد به انبارداران آموزشهای لازم در زمینه شرح وظائف آنان داده شود تا به وظایف خود آگاه بوده همچنین لازم به نظر میرسد تا موجودی انبار بطور ادواری مورد کنترل و تطبیق قرار گیردتا در نگهداری اقلام در انبار آموزشگاه كوشا باشند و كنترل داخلی انبار توسط مدیر آموزشگاه، حسابدار یا شخص دیگری که مورد اطمینان است مورد بازرسی و نظارت و کنترل قرار بگیرد.
امین اموال( جمعدار اموال):
طبق ماده 34 قانون محاسبات عمومی كشور امین اموال ماموری است كه از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت و امانتدار با موافقت ذیحساب و بموجب حكم وزارتخانه یا موسسه ذیربط به این سمت منصوب و مسئولیت حراست و تحویل و تحول و تنظیم حسابهای اموال و اوراقی كه درحكم وجه نقد است و كالاهای تحت ابوابجمعی ، به عهده او واگذار میشود.
آئین نامه مربوط به شرایط و طرز انتخاب و حدود وظایف و مسئولیتهای امین اموال در مورد اموال منقول و غیر منقول با رعایت مقررات این قانون از طرف وزارت امور اقتصادی و دارائی تهیه و به تصویب هیئت وزیران رسیده است .
امین اموال موظف است پس از كسب اطلاع از خرید اجناس بادوام كه مشخصات كامل آن نیز در قبض انبار درج گردیده با اختصاص شماره برچسب مربوطه طبق مقررات اقدام نماید بدیهی است در حال حاضر خرید كالاهای بادوام و غیر مصرفی كه رقم آن بیش از 200000ریال باشد نیاز به شماره برچسب اموال دارد.
سایر موارد :
الف- تعمیرات ساختمان:
در این مورد كه از وجود كارگر استفاده میشود كارت كارگری یا فهرست دستمزد روزانه را طبق فرمهای رایج تنظیم و كلیه اطلاعات خواسته شده در آن تكمیل می شود. كارفرما(مسئول واحد یا كارپرداز) در مقابل روزهایی كه كارگر كار كرده و امضاء نموده آن را تایید و چنانچه مشمول مالیات ویا خصوصا بیمه میشود نسبت به پرداخت آن طبق مقررات اقدام و فیش های مربوطه را ضمیمه می نماید.
ب- خودروها:
در فهرست قبوض سوخت و تعمیرات و خرید لوازم یدكی بایستی شماره شهربانی و نوع خودرو ذكر و به تایید راننده و كارپرداز برسد. از پرداخت هزینه خودروها با پلاک شخصی جدا خودداری گردد هر چند که در اختیار و متعلق به واحد آموزشی باشد.
ج-پرداخت وجه توسط واحد آموزشی وكارپرداز:
طبق ماده 65 قانون محاسبات عمومی كشور: كلیه دستگاههای اجرایی كشور مكلفند جز در مواردی كه بموجب قانون و یا سایر قوانین مقررات ترتیب دیگری مقرر شده باشد پرداختهای خود را منحصرا از طریق حسابهای بانكی مجاز انجام دهند و گواهی بانك دایر بر:
ا- انتقال وجه به حساب بانكی ذینفع 2-پرداخت وجه به ذینفع یا قائم مقام قانونی او 3-حواله در وجه ذینفع یا قائم مقام او پرداخت محسوب میگردد . بنا براین ضمن توصیه و تذكر لازم است موارد زیر را دقیقا مد نظر قرار دهید:
تذکرات مهم:
1- حتی المقدور سعی گردد پرداخت وجه به فروشندگان و سایر افراد ذینفع از طریق چك صورت پذیرد بنحوی كه حواله كرد چكها نیز خط زده شود و بر روی چک با مهری به عبارت (این چک فاقد پشت نویسی میباشد)ممهور گردد.
2- صدور چک در وجه حامل از سوی دستگاههای دولتی ممنوع بوده لذا واحد های آموزشی نیز تحت هیچ شرایطی نباید نسبت به صدور چک در وجه حامل اقدام نمایند.
3- صدور چك به نام افراد ثالث( مانند خدمتگزار و غیره ) كه ربطی به معامله با مدرسه را ندارند به عنوان واسطه جهت پرداخت به ذینفع اكیدا خودداری گردد.
د-تحویل سند هزینه:
پس ازارائه مدارك مثبته هزینه(صورتحساب،قبض انبار و…)نسبت به تنظیم سند هزینه رسمی(سند حسابداری) اقدام و به امضاء تنظیم كننده ،مسئولین مربوطه رسیده و در دفاتر مالی ثبت گردد.
حسابداری و مراحل آن
تعریف حسابداری:
حسابداری دانشی است که با بکارگیری آن ، اطلاعات مربوط به معاملات و عملیات مالی و رویدادهای دارای اثر مالی بر یک موسسه ،جمع آوری،تجزیه و تحلیل ،ثبت ،طبقه بندی،تجمیع ،تلخیص و گزارش میشود.
تعریف حسابداری دولتی :
حسابداری دولتی مجموعه عملیاتی است كه با توجه به قوانین و مقررات مالی و محاسباتی دولت
و با رعایت اصول و تكنیك حسابداری ، اسناد مالی را تنظیم و در دفاتر روزنامه و كل ثبت نموده و گزارشات و اطلاعات مالی را استخراج و اقدام به تهیه تراز عملیات و تجزیه و تحلیل آن می نماید و سر انجام گزارشهائی از وضع اداره امور مالی کشور فراهم می آورد که تجزیه و تحلیل طرحها و برنامه های دولت را ممکن میسازد.
بنابراین حسابداری دولتی در سازمانها نیز باید كلیه فعالیتهای مالی در قالب اعداد و ارقام ، ثبت و طبقه بندی و تلخیص شود و مورد مطالعه و بررسی و تجزیه و تحلیل قرار گیرد .
اصول كلی روشهای متداول حسابداری در كلیه موسسات ( اعم از خصوصی یا دولتی ) بطور یكسان قابل پیروی و اجراء می باشد. پیروی از اصول دفترداری دوبل یا دوطرفه نیز قابل پیروی می باشد. با توجه به اینكه بی نظمی و خدای ناكرده فساد در اداره امور مالی یك سازمان دولتی موجب تضییع حقوق یك ملت و یك اجتماع است در حالیكه بی نظمی در یك سازمان خصوصی منافع یك یا تعداد محدودی از افرادرا به مخاطره می اندازد لذا لزوم اتخاذ روش صحیح و مناسب برای اداره امور مالی در موسسات دولتی را دو چندان می نماید.
با توجه به این نكته كه واحدهای آموزشی و پرورشی برای انجام بخشی از هزینه های خود از بودجه دولت در قالب اعتبارات سرانه استفاده می نمایند .لذا می بایست در هزینه نمودن این اعتبارات كاملا رعایت قوانین و مقررات مالی دولت را بنمایند و در این راستا اجرای دقیق و كامل دستورالعملهای مالی واحدهای آموزشی و پرورشی را همراه با اصول و تكنیك های متداول در حسابداری به اجراء در آورند .
تعریف حسابداری (دفترداری دوبل):
منظور از بكار بردن اصطلاح حسابداری دوبل یا دو طرفه این است كه وقتی یك فعالیت مالی به وقوع می پیوندد در دو حساب اثر میگذارد و لذا در دو حساب ثبت میشود .
برای مثال ، اگر مبلغی بابت سرانه به حساب بانكی مدرسه واریز شود یك فعالیت مالی رخ داده است و این فعالیت مالی در دو حساب تاثیر می گذارد . یكی حساب بانك و دیگری حساب دریافتی بابت سرانه یا (سرانه دریافتی ) كه یكی را باید در طرف راست یا بدهكارحساب مربوطه در ( سند حسابداری ، دفتر روزنامه و دفتر كل ) و دیگری را در طرف چپ یا بستانكار حساب مربوطه در(سند حسابداری و دفاتر ) ثبت نمود.
. تعداد حساب ها و عنوان حسابها را قبلا توضیح دادیم و گفتیم كه تابع دستورالعمل مالی می باشد و در اینجا از هر سر فصل كه نام می بریم می تواند یك عنوان حساب باشد مانند : بانك ، سرانه ، هزینه ها ، تنخواه گردان و …….
تعریف بدهكار و بستانكار یك حساب:
در اصطلاح حسابداری ، ثبت مبلغی در طرف راست حساب را بدهكار ( مدیون ) و ثبت مبلغی در طرف چپ حساب را بستانكار (دائن ،طلبكار ) مینامند.
بطور كلی حساب گیرنده وجه خود را بدهكار و حساب دهنده وجه خود را بستانكار می نماید0
با توجه به ماهیت حسابها و اینكه هر حساب یك افزایش و یك كاهش دارد و این افزایش و كاهش ها باعث بدهكار و بستانكار شدن حسابها می شود لذا برای سهولت در تشخیص بدهكار و بستانكار كردن حسابها میتوان قواعد زیر را به كار بست :
قواعد كلی افزایش /كاهش و مانده حسابها
عنوان حسابها
افزایش
كاهش
مانده واقعی
بانك
بدهكار
بستانكار
بدهكار
هزینه ها
بدهكار
بستانكار
بدهكار
تنخواه گردان
بدهكار
بستانكار
بدهكار
سرانه دریافتی
بستانكار
بدهكار
بستانكار
كمكهای دریافتی
بستانكار
بدهكار
بستانكار
مانده هر حساب با توجه به تفاوت بین بدهكار و بستانكار آن حساب بدست می آید ، بطور مثال مانده حساب بانك از تفاوت بین ستون بدهكار و بستانكار این حساب بدست می آید. اگر مانده اقلام بدهكار یك حساب زیادتر باشد حساب مزبور مانده بدهكار و اگر مانده اقلام بستانكار زیادتر باشد حساب مزبور دارای مانده بستانكار خواهد بود و چنانچه جمع اقلام بدهكار و بستانكار همان حساب برابر باشد مانده حساب صفر خواهد بود .
با توجه به جدول صفحه قبل ، باید همیشه مانده های حساب بانك و هزینه ها و تنخواه گردان بدهكار و مانده كلیه دریافتی ها از جمله سرانه و كمكهای دریافتی بستانكار باشد در غیر اینصورت آن حساب از حالت عادی خارج شده است .
تشخیص حساب :
اولین قدم و در عین حال مهمترین قسمت عملیات حسابداری تشخیص حساب است.
با توجه به اهمیت موضوع علاوه بر توضیحات قبلی در مورد قواعد بدهكارو بستانكار نمودن حسابها به شرح موضوع می پردازیم ، چرا كه اشتباه در تشخیص حسابها باعث گمراهی و سر درگمی كلیه عملیات مالی آموزشگاه می گردد و هرگز نتیجه گزارشات واقعی نخواهد بود 0
تشخیص حساب یعنی اینكه بدانیم در انجام ثبت عملیات مالی در سند حسابداری چه حساب یا حسابهائی را بدهكار و چه حساب یا حسابهائی را بستانكار نمائیم .
چنانچه در یك فعالیت مالی یك حساب بدهكار و یك حساب بستانكار شود آن ثبت را ساده (آرتیكل ساده) می نامیم و اگر یك یا چند حساب بدهكار و یك یا چند حساب بستانكار شود آن را ثبت مركب (آرتیكل مركب) گویند .
در طول دوره مالی ممكن است هر دو نوع فعالیت مالی رخ دهدو لذا ثبت های ساده و مركب صورت پذیرد. برای تشخیص درست حسابها ، یكی از راههای مناسب این است كه حسابها ، همانند انسانها تصور شوند .درست از همان اصولی كه در روابط تجاری و مالی افراد پیروی می كنیم. مثلا چنانچه آقای عباسی مبلغی به آقای علوی بپردازد در عرف داد و ستد آقای عباسی كه دهنده پول میباشد طلبكار یا (بستانكار) و آقای علوی كه گیرنده پول است (بدهكار) می باشد . بنابراین اگر مبلغی از موجودی بانك جهت خرید مواد و لوازم مصرف شدنی پرداخت شود حساب بانك بستانكار و حساب هزینه مواد و لوازم مصرف شدنی بدهكار می گردد.
جهت روشن شدن مطالب مذكور ناچار به ذكر یك دوره فعالیت مالی مدرسه درقالب جدولی در صفحه بعدبوده و عملیات مالی و تشخیص اینكه كدام حساب یا حسابها بدهكار میباشد را مورد بررسی قرار میدهیم.
ادامه خواندن مقاله راهنماي امور مالي
نوشته مقاله راهنماي امور مالي اولین بار در دانلود رایگان پدیدار شد.